Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять путевой лист при аренде автомобиля?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Заключаем договор аренды.
В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.
При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.
Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.
В договоре обязательно указываются:
-
транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);
-
срок аренды;
-
размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;
-
иные условия, согласованные сторонами.
Документы для подтверждения расходов на транспорт
Все расходы, которые были понесены предприятием в результате обслуживания и эксплуатации транспортного средства по договору аренды автомобиля с физлицом, должны быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.Подтвердить расходы можно следующими документами:
- Путевой лист — в данном документе указывается пройденный маршрут и расход топлива;
- Кассовые чеки, подтверждающие расходы на ГСМ;
- Акты выполненных работ (на текущий и капитальный ремонт автомобиля);
- Квитанции об оплате стоянки, автомойки и других услуг, обеспечивающих сохранность транспортного средства (в квитанциях обязательно должен быть указан индивидуальный регистрационный знак автомобиля).
Оплатить государственную пошлину за постановку на учет лизингового автомобиля можно в кассе или терминале отделения ГИБДД, кассе банка или через мобильное приложение банка, а также через портал «Госулуги». В последнем случае предоставляется скидка в 30%, при этом нужно иметь в виду, что оплату может произвести только физическое лицо.
Стоимость регистрации транспортного средства не зависит от того, находится оно в лизинге или нет, и составляет в 2022 году 2850 рублей. В эту сумму входят следующие услуги:
- Выдача свидетельства о регистрации ТС – 350 рублей;
- Внесение изменений в выданный ранее ПТС – 500 рублей;
- Выдача регистрационных знаков – 2000 рублей.
Сложности при постановке на учет по договору лизинга
Особенности регистрации лизингового транспорта в ГИБДД заключаются в основном в расширенном наборе документации, которую необходимо предоставить для проверки сотрудникам Госавтоинспекции. Именно недостаток документов или неточности, допущенные при их оформлении, обычно являются причиной для отказа в постановке лизингового автомобиля на учет. В частности, следует обратить внимание на то, что в договоре лизинга должно быть указано, на кого проводится постановка автомобиля на учет, в противном случае это будет автоматически сделано на юридического собственника — лизингодателя.
Также отказать в регистрации транспортного средства могут по стандартным причинам:
- Автомобиль находится в угоне или розыске;
- Имеется судебный запрет на регистрацию и другие действия;
- В ПТС отсутствует отметка об уплате утильсбора;
- Номера VIN-кода повреждены, нечитабельны, не соответствуют данным в ПТС;
- Сопровождающие документы подделаны или просрочены;
- Технические параметры автомобиля не соответствуют паспортным.
Коротко про доверенности
Доверенность — это документ, по которому один человек может действовать от имени другого. Самое главное — чтобы оба были совершеннолетними и дееспособными. Количество представителей закон не ограничивает. Это значит, что владелец автомобиля может выписать доверенность на одну машину на супругу, брата, племянника и соседа одновременно. При этом полномочия он может дать одинаковые для всех или каждому свои.
Любая доверенность — это односторонняя сделка. Главное действующее лицо — доверитель. Как правило, это собственник машины. По этой сделке он передает другому человеку все права на автомобиль или их часть. Бывают ситуации, когда автомобиль принадлежит несовершеннолетнему или недееспособному лицу. В этом случае от имени собственника могут выступать его представители — например, родители или опекуны.
Доверенное лицо, или представитель, — это человек, который получает от доверителя право совершать определенные действия с автомобилем. Для него есть ограничения. Например, он не может подарить или продать автомобиль по доверенности самому себе — в отношении себя запрещено совершать такие сделки. А если человек представляет по доверенности интересы нескольких лиц — он не может совершать сделки с доверенным ему имуществом.
Если все-таки это случится, такую сделку можно оспорить. Суд может признать ее недействительной по иску доверителя, если она нарушает его интересы. Доверенному лицу придется в суде доказывать, что сделка не нарушает интересы того, кто выдал доверенность.
Представитель сам решает, воспользоваться ему правами, которые передал владелец автомобиля, или нет. Поэтому согласие представителя в этой сделке не требуется, как и его подпись. Даже когда доверенность удостоверяет нотариус, присутствовать должен только владелец автомобиля. Логика такая: доверитель добровольно передает часть прав по автомобилю. Если доверенное лицо хочет их использовать — хорошо. Не хочет — можно в любой момент отказаться. Заставить его по закону нельзя.
Автодоверенность, как и любую другую, можно выдать как в простой письменной форме, так и заверить у нотариуса. В большинстве ситуаций с автотранспортом заверять доверенность у нотариуса необязательно, но есть случаи, когда это все-таки потребуется. О них расскажу дальше.
Какие полномочия передаются. В доверенности можно указать любые полномочия, включая право управлять автомобилем. Но внести водителя в полис ОСАГО все равно придется.
В обязательном порядке доверенность понадобится, если человек не собственник машины, но хочет распоряжаться ею как собственностью. Например:
Этот акт необходим, чтобы зафиксировать передачу транспортного средства. Лишь после его подписания автомобиль считается переданным арендатору. Он выступает в качестве приложения к договору аренды и по отдельности они не имеют юридической силы.
Таким образом, без этого документа сделка считается недействительной. Акт не имеет унифицированной формы, потому ответственность за грамотное составление лежит на самой организации.
Акт делится на три части:
- Вводная. В этом разделе необходимо указать номер договора, дату подписания и передачи авто, название, город или населенный пункт, в котором заключается сделка.
- Основная. В начале основного раздела отражается информация об арендодателе и арендаторе. Затем указывается информация о самом транспортном средстве:
- марка;
- категория;
- год выпуска;
- идентификационный номер;
- параметры и номер двигателя;
- цвет кузова;
- номер ПТС;
- дополнительное оборудование, входящее в комплектацию.
- Заключительная. В этой части фиксируется передача денежных средств, ставятся подписи.
Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).
Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.
Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.
Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля
Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?
Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании — организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления.
Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.
Что такое аренда автотранспорта
Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.
Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:
- Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
- Заключить соглашение на безвозмездной основе;
- Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.
Компенсация за использование личного авто. Бухгалтерский учет и налогообложение
Есть два пути обеспечить мобильную и эффективную работу организации — иметь корпоративный автопарк или использовать личные автомобили сотрудников.
Второй вариант более предпочтителен, поскольку позволяет избежать затрат на автохозяйство и сделать подвижными большее число сотрудников. В таком случае организация должна заключить соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Законодательство предусматривает несколько способов оформления таких отношений.
В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль.
В обоих случаях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Иначе фирме могут быть предъявлены претензии со стороны налоговиков по поводу правильности оформления операций по использованию личных автомобилей работников, начисления налога на прибыль и НДФЛ.
Рассмотрим бухучет и налогообложение операций по предоставлению компенсации работникам за использование личного автомобиля в служебных целях.
Что выгоднее — аренда или компенсация
Выбор между арендой и компенсацией зависит от того, на каком объекте налогообложения работает компания. Если компания применяет ОСНО или УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в этом случае важно по максимуму списывать на расходы все понесенные затраты.
Однако сумма компенсации за использование личного автомобиля, которую можно признать в расходах, ограничена:
| Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно | не более 1 200 руб. в месяц |
| Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см | не более 1 500 руб. в месяц |
| Мотоциклы | не более 600 руб. в месяц |
Такие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08. 02. 2002 N 92.
К иным правилам предоставления автомобиля в аренду относится:
- арендодатель может потребовать залог, представленный страховкой на тот случай, если возникнут непредвиденные затраты по вине пользователя машины, а при этом он откажется добровольно возмещать расходы;
- штрафы ГИБДД должны уплачиваться только водителем, а если квитанция на оплату придется уже после возврата машины, то придется через суд взыскивать средства, поэтому в договоре следует учитывать этот момент;
- если арендатор по разным причинам в установленные сроки не будет перечислять средства за автомобиль, то происходит досрочное расторжение соглашения в одностороннем порядке, при котором имущество возвращается владельцу, а залог применяется в форме оплаты за просроченный платеж;
- мелкий ремонт выполняется арендатором, а если при возвращении машины выявит владелец разные царапины или иные проблемы, то пользователь должен будет возместить урон;
- страховка ОСАГО может оформляться как арендодателем, так и арендатором;
- нередко по договору требуется от арендатора покупка полиса КАСКО.
Все вышеуказанные условия обязательно вносятся в договор, что позволяет автовладельцу обезопасить себя от многочисленных непредвиденных расходов.
Кто обязан страховать транспортное средство?
По общему правилу обязанность страховать транспортное средство и (или) ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией, возлагается на арендодателя. Однако условием договора эту обязанность можно возложить на арендатора.
Кроме того, в договоре можно предусмотреть распределение этой обязанности между сторонами договора. Таким образом, страхователем транспортного средства может быть как арендодатель, так и арендатор. При этом выгодоприобретателем чаще всего выступает арендодатель, которому принадлежит транспортное средство и силами которого осуществляется управление им.
Пример формулировки условия договора
Арендодатель обязан страховать транспортное средство и ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией.
или
Арендатор обязан страховать транспортное средство и ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией.
Ответственность за вред, причиненный транспортному средству
В процессе эксплуатации арендованного транспортного средства не всегда удается уберечь его от повреждений или гибели. Законом установлены меры ответственности, которые применяются в случаях, если арендованное имущество было повреждено или погибло.
Так, если арендованное транспортное средство было повреждено или уничтожено в процессе эксплуатации, арендатор обязан возместить арендодателю причиненные убытки. При этом арендодатель должен доказать, что гибель или повреждение транспортного средства произошли из-за обстоятельств, за которые отвечает арендатор (ст. 639 ГК РФ).
Итак, мы рассмотрели общие для сторон вопросы, которые важно осветить в договоре аренды ТС с экипажем.
В следующем номере рассмотрим налоговые последствия для арендодателя при заключении данного вида договора.
Самая важная информация в документации
Как уже удалось понять, акт приема-передачи автомобиля в аренду должен подтверждать сотрудничество между двумя сторонами и факт проведения процедуры, описываемой в соглашении. Сторонами при предполагаемом сотрудничестве должны выступать клиент (арендатор) и владелец, юридическое лицо (арендодатель). Указываемая информация должна касаться не только авто, но и сторон, процедуры, так как от этого зависит, будет ли получена юридическая сила соглашением.
Нужно отметить, что при временном пользовании транспортного средства внутри организации составление акта необязательно. Если клиент транспортной фирмы арендует машину и пользуется услугами водителя, руководитель должен издать приказ на определенного своего сотрудника.
Форма документа не утверждена на законодательном уровне. Несмотря на это, его наличие становится обязательным.
Обязательные документы при аренде спецтехники с экипажем в бухучете
Также для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами) используется «справка для расчетов за выполненные работы (услуги)» (форма N ЭСМ-7), которая выписывается на каждый рапорт N ЭСМ-1, ЭСМ-3 (путевой лист N ЭСМ-2) работы строительной машины (механизма) на основании указанных в них данных.
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст.
632 ГК РФ). При этом члены экипажа являются работниками арендодателя, подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства (ст.
635 ГК РФ). В соответствии с п. 1, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.
N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.