Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списать остатки пива в ЕГАИС при закрытии ИП». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Ранее мы уже рассказывали о ситуации, когда остатки после закрытия появляются у лицензиата, который продавал крепкий алкоголь. В этом случае ФСРАР дает возможность в течение 2 месяцев с момента окончания лицензии подать заявление и получить доступ к реестру остатков для исправления баланса.
Что необходимо сделать для списания остатков?
Выравнивание остатков – непростой процесс. Поэтому рекомендуем запастись терпением и воспользоваться нашей инструкцией – она поможет вам избежать ошибок.
- Проведите инвентаризацию магазина. Это необходимо для выявления фактических остатков и остатков в системе ЕГАИС. Без проведения инвентаризации выровнять остаток не получится;
- Убедитесь, что по всем пересчитанным товарам оформлены документы товародвижения;
- При необходимости провести сопоставление контрагентов, номенклатуры и алкоголя с организациями ЕГАИС;
- Сделать в ЕГАИС запрос остатков алкогольной продукции по «регистру №1» и «регистру №2».
- Регистр №1 содержит информацию об остатках продукции в разрезе:
справка 1 — данные производителя, наименование и количество продукции; справка 2 — информация о последнем перемещении продукции; - Регистр №2 содержит информацию об остатках продукции с указанным кодом и наименованием.
5 ) Проверьте необходимость создания дополнительных документов корректирующих остаток: акт постановки на баланс, передача в торговый зал, акт списания, возврат из торгового зала.
С 15.01.2018 продажа алкоголя в розницу должна осуществляться с обязательным указанием марки. Если продавец не отсканировал штрих-код, то списать продукцию в ЕГАИС не получится.
До того, как был введен учет по маркам, при реализации и списании алкогольной продукции нужно было внести товар в акт списания и выбрать причину – «реализация». На данный момент так сделать не получится. При списании необходимо указывать пункт «другие причины». Важно помнить о том, что если такие списания будут проходить часто, это может вызвать вопросы со стороны ФСРАР, и на предприятие наложат штраф. Поэтому важно поддерживать остатки в актуальном состоянии и своевременно списывать проданную, вскрытую продукцию.
Что нужно сделать до 1 апреля 2021 года
С 1 августа 2021 года вводится запрет на списание алкогольной продукции чеками со второго регистра. При продаже маркированного алкоголя каждый чек отправляется на сервер ЕГАИС. Если в чек попала бутылка c акцизной маркой, которая не числится на ваших остатках в третьем регистре, данная продукция списана не будет. При этом никакой ошибки ЕГАИС не вернет. В результате получится ситуация, при которой клиент уйдет с бутылкой, которая фактически не будет списана. И об этом вы узнаете только после проведения сверки фактических остатков. А для списания такой бутылки вам понадобится указать код акцизной марки, которой у вас фактически уже давно нет.
Для того, чтобы избежать такой ситуации вам необходимо разобраться с остатками алкогольной продукции, которая числится за вашим предприятием на втором регистре ЕГАИС. А для этого важно понимать, что уже с 1 апреля 2021 года вводится запрет на перенос маркированной продукции на второй регистра, если на балансе остаток товара соответствующего кода больше либо равно нулю. Поэтому мы рекомендуем навести порядок на втором регистре уже сейчас, чтобы успеть сделать это удобным способом.
С 2018 года ФС РАР ввела новое требование – обязательно описывать каждую товарную позицию в справке 3. Она должна содержать название марки. Важно, что нововведение коснулось не только магазинов, торгующих алкоголем, но и предприятий общественного питания, которые предлагают своим клиентам алкогольные напитки высокой крепости. Другими словами, обязательным стало указание акцизных марок списываемой продукции.
Обновление требований и появление ЕГАИС 3.0 имеет те же цели, которые законодатели ставили перед собой, запуская первую версию государственной системы – повышение точности отслеживания перемещений каждой единицы алкоголесодержащей продукции, начиная с ее выпуска с конвейера производителя, заканчивая реализацией конечному потребителю или списания.
Каждая бутылка должна быть оснащена уникальным цифровым идентификатором, который можно выявить:
- Сосканировав штрих-коды с акцизных марок, если речь идет об импортной продукции;
- Сосканировав штрих-коды с федеральных специальных марок, если речь идет о продукции отечественного производства.
Что делать, если возникнут расхождения в электронном и бумажном документе?
Случается, что сведения, которые содержатся в бумажной версии товарно-транспортной накладной расходятся с данными, содержащимися в системе. Чаще всего эти расхождения касаются количества товаров по той или иной номенклатуре. Если число бутылок в партии будет совпадать, то ФС РАР не сочтет это за ошибку – именно такой ответ дало ведомство на соответствующий запрос. Главное при этом сообщить персоналу, который будет оприходовать партию о том, что это имеет место быть, чтобы избежать ошибок в процедуре.
И все же несмотря даже на тщательный учет никакая компания не застрахована от возникновения ошибок. Если вы столкнулись с расхождениями между фактическим количеством товаров в магазине и числом в системе, то это поправимо. Например, это может произойти в результате сбоев интернет-соединения. Представьте: кассир проводит продажу, в этот момент по какой-то внешней непредвиденной причине пропадает связь, в результате чего данные о реализации не отправляются в ЕГАИС. В такой ситуации остатки в ЕГАИС и на полках в магазине необходимо выравнивать. Сделать это просто:
- Посредством акта списания, когда в системе числится больше номенклатур, чем по факту;
- Посредством акта постановки на баланс, когда в системе числится меньше номенклатур, чем по факту.
Основания для списания алкоголя в ЕГАИС
Пересортица – недостача продукции в результате пересортицы
Недостача – недостача алкоголя в результате ее хищения, злоупотребления материально ответственных лиц, ошибок учета, естественной убыли и т.д.
Уценка – списание продукции в результате порчи.
Порча — списание алкогольной продукции, не подлежащей дальнейшей реализации по причине боя, истечения срока годности или порчи.
Потери — потери алкоголя при транспортировке.
Производственные потери — списание продукции в результате производственных потерь (реализовано в УТМ версии 2.0.4).
Проверки — списание продукции, израсходованной на лабораторные нужды для прохождения добровольной проверки качества, рекламные образцы (требуется указание штрихкодов с ФСМ/АМ).
Арест — списание продукции изъятой из оборота, арестованной продукции или конфискованной продукции по решению суда (требуется указание штрихкодов).
По требованию законодательства, до 1 января 2017 года все продавцы, производители и покупатели пива и прочей алкогольной продукции обязаны были привести остатки в системе в соответствие с реальной ситуацией. В настоящий момент необходимо обеспечивать строгое соответствие остатков.
Организации и ИП при продаже пива в розницу также должны списывать его в системе. Поскольку регистрация продаж в ЕГАИС не требуется, то возможно два варианта:
- продажа продукции через онлайн-кассу, подключенную к ЕГАИС, которая в конце рабочего дня автоматически формирует акт списания и передает его на сервер, и товар списывается со счета продавца, независимо от того, продается он в таре или в розлив;
- вести учет продаж, как и при продаже алкогольной продукции.
В случае порчи, боя или утери списать пиво в ЕГАИС можно путем составления специального акта. Для этого необходимо в используемой организацией программе бухгалтерского учета:
- создать акт списания;
- выбрать название организации в ЕГАИС;
- указать регистр списания и причину;
- заполнить вкладку «Товары»;
- провести документ;
- передать его на проверку в ЕГАИС при помощи УТМ.
После подтверждения статус документа должен быть «Проведен в ЕГАИС».
Отчётность по продаже пива
Важно: раньше продавцы алкогольной продукции, в том числе и пива, вели журнал учёта объёма розничных продаж (по форме из Приказа Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 № 164). Но затем эту обязанность отменили Приказом от 04.06.2022 № 183, поэтому журнал вести больше не требуется.
Что касается декларации, то она обязательна для всех производителей и продавцов алкогольной продукции, в том числе, пива и пивных напитков. Форма декларации по розничной продаже пива утверждена приложением № 8 Приказа Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 396.
Скачать бланк декларации об объеме розничной продажи пива и пивных напитков
Срок сдачи декларации по розничной продаже пива — 20-ое число месяца после отчётного квартала. Таким образом, продавцам пива в 2023 году отчитаться надо не позже 20 января, 20 апреля, 20 июля, 20 октября.
Обратите внимание, что декларацию по пиву сдают в органы исполнительной власти субъекта РФ по месту регистрации ООО или ИП. Кроме того, в течение суток после сдачи декларации в региональные органы власти отчёт в электронном виде подают также в Росалкогольрегулирование (п. 16 порядка, утвержденного Приказом № 396).
Как сдавать алкодекларации
😐 Как происходит обычно. Декларация заполняется вручную в любой удобной программе. Например, можно создать файл в Excel и сохранить его в формате XML. В каждой из форм декларации по 3 раздела и несколько информационных блоков.
Нужно заполнять каждый и уточнять:
- вид продукции;
- информацию о производителе;
- остатки на начало отчетного квартала;
- поступления, продажи и другие расходы;
- остатки за квартал и итоги оборота;
- сведения о поставщиках и поставках;
- информация о возвратах.
Если у ИП или компании сразу несколько магазинов, данные заполняются по каждому, а потом подбивается общий итог по организации. Когда декларация готова, её:
- Подписывают своей УКЭП и сертификатом ФСРАР в специальном криптопровайдере. Например, VipNet CSP или «КриптоПро CSP».
- Сохраняют в формате .xml.sig.zip.enc.
- И отправляют в орган надзора через сайт Росалкогольрегулирования.
Штрафы за работу без ЕГАИС для общепита
За несоблюдение требований законодательства недобросовестных участников рынка привлекают к ответственности в виде уплаты штрафа. Размеры приведены в таблице:
| Вид нарушения | Должностное лицо или ИП | Юридическое лицо |
| Работа со спиртными напитками без подключения к информационной системе | 10-15 тыс. руб. | 150-200 тыс. руб. |
| Реализация напитков в обход онлайн-кассы | 25-50% незаконной выручки (минимум – 10 тыс. руб.) | 75-100% незаконной выручки (минимум – 30 тыс. руб.) |
Нужен ли ЕГАИС в общепите
Судя по разъяснениям официальных инстанций, ответ на вопрос, нужен ли ЕГАИС в общепите, следующий. Предприятиям общественного питания, осуществляющим продажу алкоголя, необходимо фиксировать в системе ЕГАИС его закупку. Фиксацию продаж в ЕГАИС для кафе и ресторанов закон не предусматривает. Подробнее про ЕГАИС в общепите >>
Вопросы и ответы
— Если мы ИП и торгуем только пивом, нужен ли нам сканер?
— Сканер вам не нужен. Принтер ЕНВД — на ваше усмотрение. Если вы освобождены от применения ККТ.
— Нужен ли сканер для небольшого кафе-бара?
— Если вы хотите подключится к ЕГАИС в части отражения продаж по крепкому алкоголю на добровольной основе, то да, нужен.
— Каковы плюсы добровольного подключения к ЕГАИС организации общепита?
— Плюс в том, что, если вы отправляете данные о продажах в ЕГАИС, можно забыть про журнал учета розничных продаж. Он будет автоматически заполнятся и формироваться в вашем личном кабинете.
Ответственность за неподключение к ЕГАИС
Если торговая точка не подключена к ЕГАИС, то с 1 января 2016 года продавать алкогольные напитки, включая пиво, ей запрещено. Ответственность за неподключение к ЕГАИС такая же, как и за продажу спиртного без сопроводительных документов. Юридическое лицо будет оштрафовано на сумму от 150000 до 200000 рублей , а штраф за неподключение к ЕГАИС для руководителя компании (физического лица) составит 15000 рублей . Это предусмотрено в статье 14.19 КОАП.
Аналогичная ответственность после 1 июля 2016 года наступила и для тех предпринимателей, которые к ЕГАИС подключились, а товар не сканируют. Если это не осознанное нарушение, то так может случиться в результате поставки в магазин товара с поврежденными марками и испорченными штрихкодами. Информация просто не считается и, когда такой товар будет продан, это может быть расценено только как незаконный оборот алкогольной продукции. Поэтому каждому предпринимателю, имеющему дело с продажей алкоголя, стоило позаботиться о том, чтобы распродать товар с поврежденными марками до июля.
Добавим, что, как заявили в Росалкогольрегулировании, до 20 апреля 2016 года поставщиков и розничных продавцов при обнаружении каких-либо проблем с ЕГАИС обещали не наказывать.
К 20 апреля были сданы декларации за 1 квартал 2016 года, и регулирующий орган смог сравнить информацию, отраженную в декларациях, с теми объемами, которые проходили через ЕГАИС. И тогда у поставщиков и продавцов, которые не обеспечили к этому сроку нормальное функционирование системы, могли быть проблемы — к ним были применены меры, предусмотренные законодательством, вплоть до лишения лицензии.
Как правильно вести остатки в ЕГАИС?
Если у вас розничный магазин, и на кассе ведется только одна, ваша организация, достаточно настроить автоматическое списание алкоголя при продаже. Продавец выбивает чек с алкоголем, информация уходит в ЕГАИС, и товар сразу списывается с остатков.
В заведениях общепита методология работы с остатками отличается, так как вы получаете алкоголь в таре (кега или бутылка), а продаете порциями. Поэтому нельзя автоматически сопоставить полученные в ЕГАИС объемы с фактическими продажами. Для списания в такой ситуации используется акт вскрытия тары.
В небольшом пивном баре, где мало места для хранения кег, и вся свежая продукция практически сразу вскрывается, можно формировать акт на кассе сразу после приемки. В более крупных заведениях, где бутылка может стоять невскрытой долгое время после поставки, желательно формировать акт по факту.
Для ежедневного списания остатков как в магазине, так и в общепите Рутокен с сертификатом ЕГАИС должен быть вставлен в кассу, а сама ККТ должна быть корректно настроена. Если сейчас вы не ведете списание остатков — обратитесь за настройкой кассы в нашу компанию. Стоимость услуг — от 1000 рублей, в зависимости от вашей товаро-учетной программы.
Настроить списание на точке продаж не получится, если вы:
- пользуетесь услугой “Удаленное подтверждение ЕГАИС” в нашей или любой другой компании;
- подтверждаете приходные фактуры не на кассе, а с домашнего или любого другого компьютера;
- зарегистрированы как ИП, и у вас больше одной торговой точки.
Решение: заказать услуги по периодическому списанию остатков в нашей компании.
Стоимость услуги — от 1000 рублей.
Схема с ежедневным списанием также не всегда подходит розничным магазинам и заведениями общепита, которые сотрудничают с поставщиками крепкого алкоголя и используют одну кассовую программу для работы на 2 организации одновременно. Причина в том, что в кассу постоянно вставлен ключ ЕГАИС, оформленный на поставщика, и под него настроен УТМ (канал, по которому информация передается в систему).
В этой ситуации есть два выхода:
- Настроить на кассе второй УТМ для вашей организации/ИП. В конце каждого рабочего дня вставлять свой ключ ЕГАИС, перезапускать УТМ и отправлять в ЕГАИС акт списания, сформированный из журнала продаж. Однако на практике реализовать такой вариант можно только при постоянной поддержке технических специалистов, так как продавцы часто допускают ошибки при списании.
- Заказать услуги по списанию остатков в нашей компании. Для этого понадобится предоставить нам доступ к ключу ЕГАИС или компьютеру, на котором он установлен.
Выводы и рекомендации по остаткам ЕГАИС
Ведение любого учёта требует пристального внимания со стороны лиц, которые за его ведение ответственны. Тем более, если ведение учёта сопряжено с государственными системами маркировки и контроля за оборотом товаров, такими, как, например, ЕГАИС. В случае ошибок в методологии учёта можно не только потерять контроль над актуальными ресурсами и показателями предприятия, но и, в случае с ЕГАИС, попасть под штрафные санкции со стороны контролирующих органов. Во избежание негативных последствий, рекомендуется следовать следующим правилам:
- регулярно проводить полный цикл инвентаризации;
- запрашивать остатки из ЕГАИС и сверять их с внутренним учётным и фактическим остатком для того, чтобы избегать возникновения больших расхождений;
- проверять статусы документов при обмене с ЕГАИС. Например, на основании поступлений можно создавать документы передачи в регистр №2 и проводить их, ошибочно полагая, что на этом все движения товара окончены. Кроме передачи данных в ЕГАИС нужно проконтролировать конечный статус, иначе может выясниться, что некоторые документы были отклонены в ЕГАИС;
- оперативно анализировать причины появления ошибок и расхождений и предотвращать их;
- следить за информацией на официальных интернет-ресурсах Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка для того чтобы быть в курсе планирующихся событий, которые могут быть связаны с изменениями методик учёта и переходами на новые форматы обмена данных.
Что делать, если возникнут расхождения в электронном и бумажном документе?
Случается, что сведения, которые содержатся в бумажной версии товарно-транспортной накладной расходятся с данными, содержащимися в системе. Чаще всего эти расхождения касаются количества товаров по той или иной номенклатуре. Если число бутылок в партии будет совпадать, то ФС РАР не сочтет это за ошибку – именно такой ответ дало ведомство на соответствующий запрос. Главное при этом сообщить персоналу, который будет оприходовать партию о том, что это имеет место быть, чтобы избежать ошибок в процедуре.
И все же несмотря даже на тщательный учет никакая компания не застрахована от возникновения ошибок. Если вы столкнулись с расхождениями между фактическим количеством товаров в магазине и числом в системе, то это поправимо. Например, это может произойти в результате сбоев интернет-соединения. Представьте: кассир проводит продажу, в этот момент по какой-то внешней непредвиденной причине пропадает связь, в результате чего данные о реализации не отправляются в ЕГАИС. В такой ситуации остатки в ЕГАИС и на полках в магазине необходимо выравнивать. Сделать это просто:
- Посредством акта списания, когда в системе числится больше номенклатур, чем по факту;
- Посредством акта постановки на баланс, когда в системе числится меньше номенклатур, чем по факту.
Как убрать отрицательные остатки в ЕГАИС?
На основании методологических рекомендаций все учетные сведения должны быть положительными. Исходя из утвержденных положений регулятора закона остатки в базе ЕГАИС могут быть отрицательными только в течение одного операционного дня. Для закрытия минуса переведите накладную по всей АП в торговый зал на Регистр 2 и продолжайте поэтапно ее списывать. В этом случае нет необходимости осуществлять контроль отрицательных остатков. Однако при возврате необходимо будет производить перемещение продукции с Регистра 2 на Регистр 1.
В большинстве случаев ошибки происходят из-за неправильного выравнивания данных. Например, нередко юридическое подразделение имеет неподтвержденные накладные, а по факту товар уже реализован. Или же бывает так, что приемка осуществлялась без надлежащей проверки. Перед тем как произвести корректировку убедитесь, что вся документация на едином информационном портале сформирована на основании данных о продажах. Среди распространенных проблем можно выделить следующие:
- Излишки. Происходят, когда по складской документации количества бутылок больше, чем при подтверждении остатков алкоголя через ЕГАИС. В этом случае необходимо будет поставить продукцию на баланс.
- Недостача. Появляется в тех случаях, когда количество АП по складской документации меньше, чем в единой системе. В некоторых случаях это происходит из-за того, что бутылки были разбиты, утеряны или же акцизная марка была повреждена. Потребуется произвести списание.
Во всех случаях необходимо убедиться почему появились минусовые остатки. Например, причиной может быть некомпетентность персонала, сбой программного обеспечения или же недобросовестная работа поставщиков. Своевременное выявление проблемы позволит избежать штрафа за отрицательный остаток в ЕГАИС. Сегодня можно заказать услугу аудита остатков и ошибок, что позволит своевременно выявить недочеты и как следствие избежать ненужных вопросов со стороны надзорных органов.