Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Что управленцу делать в начале карьеры и как избежать ошибок
Одно из ключевых действий в самом начале — это инициация в группе в новой роли. Неважно, пришел человек из другой компании или был поднят в организации с предыдущего уровня. Нужно собрать всю команду вместе (не писать письма или сообщения в мессенджерах) и представиться. Желательно, чтобы нового руководителя представил кто-то из более высокой социальной группы.
Традиционно инициации идут в формате «+1». Это придает кандидату больший вес в группе. Таким образом вас маркируют как представителя организации. И все дальнейшие конфликты будут не с ним, а с организацией. Для молодого руководителя, особенно неопытного, это некое прикрытие. Если такого представительства нет, нужно представиться самому со ссылкой на приказ — легитимное право быть в этой роли.
Есть пять основных инструментов власти, опорных точек, которые нужно озвучить группе. Они создадут каркас взаимоотношений.
-
Внятно проговорите цели, которые вы ставите перед группой или транслируете от организации: «Компания поставила перед нашим отделом следующую цель» или «Я вас собрал, чтобы мы достигли такой-то цели». Первое обращение — это всегда образ желаемого результата, как бы итог деятельности. Мы же собираем не родственников или друзей, а трудовой коллектив.
-
Вторая часть обращения касается совместной деятельности. Задайте систему координат, проговорите ценности, которые для вас важны во взаимодействии внутри команды. Обращение содержит слова «как мы работаем».
-
Проговорить систему применяемых поощрений и наказаний: «что такое хорошо и что такое плохо».
-
Очень важный момент — принцип, по которому будут распределяться ресурсы: как делятся клиенты, территория, отпуска.
-
Принцип, по которому вы собираете команду: какие люди в нее войдут, а кто отсеется.
Кто выбирает директора
Кандидат на должность директора выбирается или назначается в зависимости от того, какая у юридического лица форма собственности. В Трудовом кодексе фигурирует несколько способов избрания/назначение руководителя:
- Проведение конкурса. Этот вариант обязателен для государственных и муниципальных унитарных предприятий.
- Выбор на собрании участников или Совете директоров. Подходит коммерческим организациям, где есть несколько участников или коллегиальное правление.
- Назначение учредителем. Именно так определяется кандидатура директора в ООО с одним участником. Довольно часто в этом случае директором учредитель назначает себя сам, но также может быть нанято и иное лицо.
При этом в Кодексе не содержится закрытого перечня процедур, то есть директор может быть назначен как-то иначе.
Назначение на должность или утверждение в должности
Вместе с тем в данной гражданско-правовой норме не идет речь о способе установления трудовых отношений между обществом и руководителем филиала (представительства), здесь указывается лишь на то, что работодателем по отношению к такому руководителю является общество (а не филиал), а способ занятия данной должности может быть каким угодно: это может быть и избрание, и конкурс, и любые другие процедуры, которые установлены в данном хозяйственном обществе.
Назначение же на должность, о котором говорится в ст. 16 и 19 ТК РФ, предполагает определенную процедуру, которая может быть установлена законом либо иным нормативным актом. При этом Кодекс уравнивает такие понятия, как «назначение на должность» и «утверждение в должности».
Так, Генеральный прокурор Российской Федерации назначается на должность (ст. 12 Закона о прокуратуре) в порядке, который установлен этим Законом. В частности, его назначение осуществляется Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации по представлению Президента Российской Федерации. Если предложенная Президентом Российской Федерации кандидатура на должность Генерального прокурора Российской Федерации не получит требуемого количества голосов членов Совета Федерации, то Президент Российской Федерации в течение 30 дней представляет Совету Федерации новую кандидатуру.
Претендентами на эту должность могут стать:
Далее органом исполнительной власти, в ведомственном подчинении которого находится предприятие, предложение о кандидатуре руководителя направляется на согласование в Департамент имущества г. Москвы (п. 1.3.2.1 Порядка). Назначение осуществляет Правительство Москвы. Одновременно с принятием правового акта о назначении руководителя предприятия органом исполнительной власти, в ведомственном подчинении которого находится это предприятие, заключается с этим руководителем трудовой договор в трех экземплярах, один из которых направляется в Департамент имущества г. Москвы (п. 1.2.4 Порядка).
Утверждением в должности можно считать назначения, осуществляемые в кредитных организациях. Согласно ст. 11.1 Закона о банках 3 Федеральный закон от 2 декабря 1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности». кредитная организация обязана в письменной форме уведомить Банк России обо всех предполагаемых назначениях на должности руководителя кредитной организации, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера кредитной организации, а также на должности руководителя, заместителей руководителя, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера филиала кредитной организации. Банк России в месячный срок со дня получения указанного уведомления обязан дать согласие на указанные назначения или представить мотивированный отказ в письменной форме. В случае согласования кандидатуры работник утверждается в должности, на основании чего с ним заключается трудовой договор.
До момента утверждения такие работники исполняют обязанности по той должности, на которую претендуют (Данный случаи является единственным, когда работник «исполняет обязанности». Исполнение обязанностей по вакантной должности недопустимо.).
Возникновение трудовых отношений в результате назначения на должность или утверждения в должности
Трудовые отношения могут возникать на основании наличия сложного механизма в отношении конкретного фактического состава. Основными видами правовой документации в подобных делах являются:
Соответствующий состав документации в обязательном порядке требуется для разграничения лиц в должностях государственной гражданской службы категорий, которые предусмотрены трудовым законодательством. Среди таких категорий:
Утверждение лиц на гражданской государственной службе или же замещение одними особами иных возможно путем организации конкурса, если иной порядок не предусматривается законодательством. Конкурс включает в себя оценку уровня профессионализма всех претендентов на должность гражданской службы, а также соответствие граждан основным квалификационным требованиям для выполнения основных обязанностей государственной службы.
Акт, который свидетельствует о назначении лиц на должность, требуется в различных случаях, которые предусматриваются трудовым законодательством.
Соответственно, юридические лица вправе назначать граждан на должность руководителей различных представительств и отдельных филиалов, на основании лично составленной доверенности.
Возникновение трудовых отношений между работодателем и работником на основании акта о назначении или утверждении на должности, трудового договора обычно регламентируется в уставной документации любой организации. Назначение граждан на должности осуществляется также на основании действующего трудового законодательства и прочих нормативных актов, которые устанавливают трудовые отношения.
Подобный порядок формирования управленческого аппарата любой организации или компании предусмотрен большинством уставных фондов.
Трудовым законодательством не устанавливается смысловая доминанта в отношении акта о назначении на должность или утверждения лица на должности. Для возникновения трудовых отношений в законном поле потребуется также заключение трудового договора, в котором будут регламентированы все права и обязанности лиц, назначенных на определенную должность.
Регламент приема на работу совместителей
Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).
У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.
В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.
|
Внимание! Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю. |
Когда новый гендиректор вступает в права?
С какой даты возникают полномочия у нового генерального директора ООО и прекращаются у старого – с даты внесения записи в ЕГРЮЛ или с даты вынесения решения учредителя ООО о его назначении?
Полномочия у нового генерального директора ООО возникают с даты избрания его на эту должность общим собранием ООО или решением совета директоров (наблюдательного совета), если данный вопрос отнесен уставом к его компетенции. Полномочия старого директора прекращаются также со дня принятия соответствующего решения. Закон не связывает возникновение и прекращение полномочий единоличного исполнительного органа с внесением соответствующей записи в ЕГРЮЛ.
В соответствии с ч. 1 ст. 53 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
Порядок образования и компетенция органов юридического лица определяются законом и учредительным документом.
Как установлено п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и другие) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества, если уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества.
В основном судебная практика признает, что полномочия руководителя возникают и прекращаются с даты принятия решения о его назначении на эту должность.
Однако, существует и противоположная точка зрения, изложенная в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.01.2016 N 07АП-379/2015 по делу N А45-20088/2014 (Требование: О признании недействительным решения налогового органа о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения). В нем сказано следующее: «В соответствии со ст. 8, п. 3 ст. 18 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее – Закон N 129-ФЗ) государственная регистрация изменений в учредительных документах юридического лица и (или) в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с изменениями, вносимыми в учредительные документы юридического лица, осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган.
Согласно п. 2 ст. 11 Закона N 129-ФЗ моментом государственной регистрации признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в соответствующий государственный реестр.
Таким образом, из положений Федерального закона N 129-ФЗ следует, что новый руководитель считается вступившим в должность, а прежний – уволенным, лишь со дня внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ (с даты регистрации изменений, при этом не связанных с внесением изменений в учредительные документы)».
Данная позиция суда не является бесспорной, так как она не основана на нормах ГК РФ и Закона об обществах с ограниченной ответственностью, которые не связывают возникновение и прекращение полномочий руководителя с внесением соответствующей записи в ЕГРЮЛ.
Смена генерального директора в ЕГРЮЛ
После того как заявление заполнено, подайте его в налоговую инспекцию, в которой числится ООО. Сделать это нужно не позднее трех дней с момента принятия решения общим собранием (единственным учредителем), иначе нового директора ждет штраф от 5 до 10 тыс. рублей (ч. 4 ст. 14.25 КоАП РФ.). Законом предусмотрено несколько способов подачи заявления. Самый очевидный, но не самый удобный способ — подать документы непосредственно в управление ФНС. В то же время заявление можно подать другими способами:
После подачи заявитель получит расписку независимо от способа подачи заявления (расписка может быть отправлена по почте). Если заявление было подано правильно, то налоговая обязана зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ не позднее 5 рабочих дней (п. 1 ст. 8 закона о регистрации юрлиц).
Представлять фирму без доверенности
Как это работает. Юридическое лицо само по себе не может пойти в банк и открыть счет или подписать договор. Нужно, чтобы кто-то действовал от его имени. По общему правилу, чтобы представлять чьи-то интересы, нужна доверенность. Директор — единственный человек в компании, который может представлять ее интересы без доверенности.
Директор, в отличие от обычных работников, без доверенности может, например:
Директор решает, кто имеет право действовать от лица фирмы по доверенности. Например, доверенность нужна для того, чтобы забирать документы в почтовом отделении, представлять фирму в судебном процессе, подписывать договоры и акты, когда директор в отпуске. В доверенности должно быть написано, что конкретно представитель имеет право делать. Не стоит писать, что он может совершать любые сделки от лица фирмы или получает все полномочия директора. Суды считают, что такие действия не могут быть признаны разумными, — отвечать за действия представителя придется самому директору.
Постановление арбитражного суда Западно-Сибирского округа по делу № А46-8444/2014 PDF, 300 КБ
Полномочия директора подтверждаются протоколом общего собрания учредителей или решением единственного учредителя о назначении директора, а их срок — выпиской из устава. Кроме того, полномочия можно подтвердить выпиской из реестра юридических лиц — ЕГРЮЛ, там есть сведения о том, кто имеет право действовать от лица фирмы без доверенности.
Исполнение обязанностей по вакантной должности
Как указывалось выше, назначение работника исполняющим обязанности является его переводом на другую работу.
Временный перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника, по нашему мнению, возможен только в том случае, когда его отсутствие вызвано командировкой, болезнью, нахождением в отпуске или иными подобными причинами.
Аналогичный вывод содержится и в п.12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.12.1992 N 16 «О некоторых вопросах применения судами Российской Федерации законодательства при разрешении трудовых споров». Несмотря на то что в п.12 данного Постановления дано толкование ст.26 Кодекса законов о труде РСФСР (КЗоТ РСФСР), не действующего в настоящий момент, данный пункт Постановления, на наш взгляд, подлежит применению в настоящее время.
Формулировки ст.26 КЗоТ РСФСР и ст.74 Трудового кодекса РФ в части, касающейся временного перевода работника по инициативе работодателя для замещения отсутствующего работника, совпадают, поэтому нет никаких сомнений относительно того, что суды при разрешении трудовых споров между работниками и работодателями о временном переводе на другую работу будут учитывать толкование понятия «временное отсутствие» работника, данное указанным Постановлением Верховного Суда РФ.
В п.12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.12.1992 N 16 установлено, что временный перевод на работу по вакантной должности допустим с согласия работника. Отсюда следует, что Верховный Суд РФ, по сути, ввел новый вид временных переводов работников на другую работу. Однако трудовое законодательство Российской Федерации не предусматривает подобного временного перевода работников на другую работу.
Приказ на прием директора
Для найма директора необходимо оформить приказ по форме Т-1. Документ оформляется в трехдневный срок с даты подписания трудового соглашения.
Приказ о приеме издает кадровая служба. В него можно добавить строку с указанием реквизитов документа, по которому директор назначен на должность.
Основанием для его оформления служит трудовое соглашение. Директор должен ознакомиться с приказом в трехдневный срок с начала своей трудовой деятельности. Он подписывает приказ дважды: как сотрудник и как директор предприятия.
Впервые зарегистрированная фирма приказ оформляет после получения регистрационных бумаг, а при смене или переизбрании директора — после подписания Протокола собрания.
Если в штате фирмы нет должности главного бухгалтера, то в приказе возлагают его обязанности на руководителя.
Как зарегистрировать вновь принятого сотрудника в 1С
Зарегистрировать сотрудника в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) достаточно легко. Ниже мы приведем подробную инструкцию, как это сделать.
Открываем меню «Зарплата и кадры» программы 1С, заходим в раздел «Кадровый учет» и нажимаем кнопку «Приемы на работу».
В выпадающем окне создаем новый документ.
Вносим информацию в поля:
- Организация (если в программе ведется учет деятельности нескольких компаний);
- Структурное подразделение;
- Должность – «Администратор»;
- Сотрудник.
Один и тот же работник может занимать в компании сразу несколько должностей – к примеру, основную и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физлица. Поэтому программа 1С 8.3 содержит два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».
Вносим в 1С нового работника. После заведения карточки на специалиста физлицо создастся автоматически. Сделаем это тут же, в поле «Сотрудник»:
- Нажимаем «Создать»;
- Указываем фамилию, имя и отчество.
1С Бухгалтерия 8.3 предусматривает обязательную «привязку» работника к компании, даже если она в программе одна.
Реквизиты:
- Структурное подразделение;
- Должность;
- Тип занятости;
- Должностной оклад.
Заполнятся автоматически после создания документа «Прием на работу».
Нажимаем «Записать и закрыть». Поле в документе заполнится автоматически.
Даты документа и приема на работу необходимо указать на месяц раньше, чтобы в данном месяце можно было сделать начисление.
Как ООО принять на работу сотрудника
1. Взять у работника документы.
После успешного прохождения собеседования с HR-службой работодатель и будущий сотрудник договариваются обо всех условиях и приступают к оформлению документов. Работник предоставляет нанимателю паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, ИНН, аттестат или диплом об образовании, военный билет (для военнообязанных) и другие документы из перечня, прописанного в ТК РФ.
2. Принять заявление.
Сотрудник пишет заявление о приеме на службу на имя директора компании. Работодатель или его доверенное лицо знакомят работника с локальными нормативными актами фирмы: должностными инструкциями, положениями и пр.
3. Заключить трудовой договор.
В трудовом договоре указываются права и обязанности обеих сторон по отношению друг к другу. В контракте обязательно прописываются сведения о работнике, реквизиты компании, размер оклада, название должности, условия труда. Документ подписывается в двух экземплярах, один из них работодатель оставляет у себя, а второй передает сотруднику.
4. Издать приказ.
На основании всех этих документов выпускается приказ о найме специалиста, в котором указывается его должность, оклад и номер табеля. Приказ подписывают обе стороны.
5. Внести запись в трудовую книжку.
Запись о приеме на службу вносится в трудовую книжку работника. Чаще всего она хранится у работодателя до момента увольнения сотрудника. Документы держат в сейфе или под замком. Директор своим приказом назначает ответственного за сохранность трудовых книжек.
6. Снять копии с документов.
Со всех документов снимаются копии, которые вкладываются в личное дело служащего. Сначала оформляется личная карточка по форме № Т-2. Этот документ оформляется на каждого специалиста в отдельности.
7. Завести личное дело.
Все документы, поданные сотрудником, нумеруются и подшиваются в сформированное личное дело. На его титульном листе указываются Ф. И. О. и должность работника, а также подразделение, в котором он трудится (если есть).
8. Уточнить нюансы.
Если работник воспитывает несовершеннолетних детей, он должен представить работодателю их свидетельства о рождении и написать заявление на стандартные вычеты. Если диплом о высшем образовании женщины выдан на ее девичью фамилию, она должна предоставить свидетельство о браке.
9. Истребовать медицинские документы.
В некоторых ситуациях (к примеру, при приеме на работу в организации общественного питания) работнику потребуется санитарная книжка. Также медицинское заключение необходимо несовершеннолетним, желающим трудоустроиться, и сотрудникам, принимаемым на работу с вредными и опасными условиями.
Когда конкурс может не применяться
Замещение должностей гражданской службы может происходить тоже несколькими вариантами. Однако такое положение имеет возможность занять гражданин Российской Федерации, достигший совершеннолетия, владеющий государственным языком и соответствующий определённому перечню требований. Как правило, максимальный возраст, при котором кандидат может находиться на гражданской службе, – 65 лет. Зачастую на подобные должности либо происходит прямое назначение, либо проводится конкурс.
Если кандидат замещает на определённый срок руководителя или помощника, то конкурс не проводится. Это также касается и тех гражданских служащих, которые заключают срочные контракты, назначаются Правительством государства или Президентом, состоят в кадровом резерве, который сформировался по итогам предыдущего конкурса. Необходимости в проведении конкурса может не быть ещё и в тех случаях, когда замещается определённая должность гражданской службы, работа на которой связана с использованием сведений, относящихся к государственной тайне. А также при замещении должностей, которые относятся к категории младших.
Кого необходимо ознакомить с приказом о приеме на работу
Помимо сотрудника принятого на работу, с приказом рекомендуется ознакомить и других работников, для которых принятие нового сотрудника имеет значение. Данный порядок не регламентируется законодательством, но многие компании придерживаются установленных ими правил в отношении этой процедуры.
Однозначно, с приказом требуется ознакомить непосредственного руководителя нового работника. Ему предстоит познакомить новичка с его коллегами, показать рабочее место и дать первые наставления и распоряжения. Так как прохождение инструктажа по технике безопасности является обязательным мероприятием при приеме на работу, то с фактом появления в компании нового работника следует ознакомить специалиста по охране труда. Тем более если сотруднику положены рабочая одежда и обувь и средства гигиены, и их выдача, в компании, зависит именно от него.