Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должна содержать должностная инструкция администратора: образцы документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Администратор офиса» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция администратора офиса, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
Администратор имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.7. [Указать иные права работника].
Что это за работник и какова его роль
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, детально описано, какую роль играет и какие обязанности выполняет администратор в организации. Именно из него можно понять, что собой представляет работа администратором, что входит в обязанности такого работника, нужен ли он организации или его можно заменить секретарем (иным специалистом). Согласно справочнику, основные задачи такого сотрудника:
- прием и консультирование посетителей;
- создание благоприятных условий для них;
- прием претензий и заявлений от визитеров.
Комментарии к должности
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).
Как правильно составить должностную инструкцию?
Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.
Зачастую такой документ имеет четыре пункта:
- Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
- Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
- Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
- Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.
Должностная инструкция администратора офиса может включать в себя разные пункты в зависимости от требований конкретной организации. Однако, как правило, в ней будут прописаны стандартные условия, которые принимают за образец.
- Общие положения.
- Требования к квалификации. Как правило, для потенциального администратора достаточно среднего специального образования. Наличие опыта, несомненно, станет преимуществом.
- Обязанности. Ни одна должностная инструкция не обходится без этого пункта.
- Права. Администратор, например, вправе вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.
- Дополнительные положения, которые могут включать пункты, не вошедшие в другие разделы.
Должностную инструкцию принято предоставлять новому сотруднику на ознакомление, факт которого он должен подтвердить собственной подписью.
Должностная инструкция управляющего предприятием
Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4. Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.
Администратор в торговом центре
Меня зовут Елена, мне 35 лет. По образованию я специалист по международным отношениям, однако вот уже 8 лет как я работаю администратором в торговых центрах. В свой первый центр я попала по знакомству и начинала как помощник, а на моё нынешнее место работы меня позвали благодаря моей удачной работе на прошлом месте. Случилось это 3 года назад.
Я работаю по графику 5/2, с 10 утра до 7 часов вечера. Конечно, такой график является примерным, так как иногда я могу выйти на работу и в выходной, могу задержаться вечером или приехать пораньше утром. Как правило, отклонения от графика связаны с различными мероприятиями.
Мое место работы.
Обязанности администратора
По должностной инструкции администратор обязан контролировать следующее:
- сохранность вещей в заведении;
- конфликты между клиентами и работниками;
- общение с клиентами, ответы на звонки, консультации и прием заказов;
- претензии и жалобы посетителей;
- пространство: наличие и расстановка мебели, украшение залов на корпоративы, банкеты и другие мероприятия;
- рекламные вывески, их обновление внутри и снаружи здания;
- трудовая дисциплина коллег, безопасность на рабочих местах;
- общение с руководителями: недостатки в сервисе, предложения по улучшению бизнес-процессов;
- чистота в офисе, состояние компьютеров и другой рабочей техники;
- общение с уборщиками, охранниками;
- закупка мебели, техники, канцелярии, чай-кофе, хозяйственные товары;
- покупка подарков на Дни рождения и другие праздники коллег и их поздравление;
- общение с арендодателями насчет коммунальных платежей и других хозяйственных моментов;
- вызов ремонтных рабочих, сантехников, электриков;
- инвентарь, канцелярия и распределение принадлежностей по отделам;
- отчетность.
Некоторые обязанности совпадают с тем, что должен делать HR-менеджер и офис-менеджер, однако этих специалистов нанимают не во всех заведениях, а на администратора перекладывают часть их работы. Хотите стать успешным администратором – учитесь работать в мультизадачном режиме.
Профессия и обязанности администратора
Условно обязанности администратора можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.
К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.
Для выполнения возложенных на него функций администратор:
- — обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;
- — осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей;
- — консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг;
- — принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
- — рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия;
- — осуществляет контроль за рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании;
- — обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к нему территориях;
- — контролирует соблюдение работниками предприятия, учреждения, организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены;
- — информирует руководство предприятия, учреждения, организации об имеющихся недостатках в организации обслуживания посетителей, принимает меры к их ликвидации, осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.
II. Должностные обязанности
Администратор:
- Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
- Осуществляет контроль над сохранностью материальных ценностей.
- Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.
- Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
- Осуществляет контроль над рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.
- Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.
- Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
- Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
- Осуществляет контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Кто такие офис-менеджеры — памятка работодателю)))
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».
Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:
1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.
2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
Инструкция по охране труда для администратора офиса предъявляет некоторые требования к условиям труда. Например, рабочее место должно быть расположено таким образом, чтобы сотруднику было удобно выполнять собственные обязанности. Как правило, оно находится рядом с кабинетом руководителя и позволяет наблюдать за другими сотрудниками.
Нужно понимать, что при выполнении обязанностей администратору, а также другим сотрудникам нередко приходится пользоваться офисной техникой. Вот почему размещать ее нужно таким образом, чтобы она была доступна для непродолжительной эксплуатации.
Одна из важных задач, которая четко не прописана в должностной инструкции администратора, — выполнять роли связующего звена между непосредственным руководителем и подчиненными. Поэтому сотрудник должен постараться создать благоприятную обстановку и наладить контакты с другими специалистами. Важно не только корректно передавать указания руководителя, но и уметь контролировать точность их выполнения.
По этой причине важным фактором в достижении успеха на этой должности становится умение устанавливать контакты с окружающими. Это касается и руководителей, и подчиненных. Что касается личных качеств, довольно важными из них считаются организованность и стрессоустойчивость, которые позволяют руководить другими сотрудниками и оставаться спокойным даже при общении с конфликтными посетителями.
Функциональные обязанности
- Производит организацию, формирует распорядок и назначает время труда уборщицы, а также проверяет результат работы.
- Организовывает поздравительные мероприятия или покупку подарков, бонусов в честь праздничных событий для сотрудников компании, а также прошлых и настоящих партнеров, постоянных клиентов или всех тех, кто пользовался услугами или продукцией конкретного предприятия.
- Полностью решает все вопросы с арендодателем, касающиеся коммунального обслуживания помещений, которые арендует фирма, что предусматривают должностные инструкции администратора.
- Проводит организационные мероприятия по поводу исправной работы всего оборудования, при необходимости назначает ремонтные работы, определяет их время, скорость, согласовывает стоимость, выбирает мастеров или фирмы, которые предоставляют оптимальные услуги за назначенную плату.
- Постоянно ведет учет канцелярских и других технических принадлежностей, оборудования, инвентаря и всех элементов по хозяйственной части, своевременно предоставляет положенное количество и спектр данных устройств работникам.
- Составляет, проверяет и сдает документацию, в которой содержатся отчеты из различных сфер за каждый прошедший период, что определяют должностные инструкции администратора.
- Проводит организацию и контролирует надлежащее и дозированное питание работников, происходящее во время обеденного перерыва, распределяет порции, если это предусмотрено уставом компании.
Пример характеристика администратора с места работы образец 2020 год
Характеристика с места работы отражает информацию о сотруднике организации, его служебной деятельности, содержит оценку профессиональных навыков и достижений, а также личностных качеств. Документ может быть предназначен, как для органов государственной власти и социальных служб, так для бытовых вопросов или как документ, необходимый для участия в конкурсе на вакантную должность.
Это интересно: Запрет выдачи гражданина рф другому государству
Самая большая коллекция образцов характеристик на нашем сайте находится в данном разделе, связанно это с тем, что существует еще множество мест, куда может понадобиться характеристика, не описанных на нашем сайте.
Какие требования выдвигаются администратору фитнес-клуба
У каждого фитнес-клуба свои требования к кадровому составу. Однако можно выделить обобщенные моменты, без которых трудовая деятельность высококвалифицированного администратора просто неприемлема:
- Стаж работы. Чересчур много усилий придется потратить для обучения новичка. Профессиональный опыт является гарантией профессионализма соискателя в этой области.
- Грамотность речи. Администратор должен говорить отчетливым голосом. Смысловые и речевые ошибки в произношении просто неприемлемы.
- Легкость в коммуницировании с клиентами. Добиться взаимопонимания с каждым посетителем, ведь это является непосредственной задачей администратора фитнес-клуба.
- Умение без промедления разобраться в обстоятельствах информационного поля. Должность администратора предусматривает знание ответов на все вопросы. Поэтому первым делом поговорите с прежним сотрудником о часто встречающихся вопросах, которые задают посетители. Каждый вопрос гостя должен сопровождаться оперативным и явным ответом. А если вы не будете владеть информацией, вы можете попросту утратить потенциального клиента.
- Умение наладить контакт с каждым посетителем. Ведь коммуникативные способности – это залог успеха.
- Внешние данные должны быть располагающими. В первую очередь администратор является лицом клуба, причем не только. Фигурный силуэт, выражение лица, а также настрой играют решающую роль при создании благоприятного впечатления о клубе в целом. Так что наружность в обязательном порядке должна быть представительной.
Основные участники проектов
В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:
- Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Он определяет требования к параметрам и результатам деятельности. Он также обеспечивает финансирование, используя собственные или заемные средства.
- Инициатор — сотрудник, который, осознавая потребность в проекте, вносит предложение о его реализации. Этот человек может работать в организации или быть приглашенным из вне.
- Куратор — человек, который следит за процессом реализации проекта и направляет его. Он осуществляет общий контроль и поддерживает проект.
- Менеджер — лицо, которое несет непосредственную ответственность за администрирование проекта и его реализацию.
- Руководитель — обеспечивает ежедневное управление командой, которая работает над реализацией проекта.
- Инвестор — лицо или организация, которая обеспечивает реализацию проекта финансовыми ресурсами.
DevOps или DevSecOps — специализация на стыке разработки, администрирования и безопасности
На данный момент внимание к DevOps только растёт и этот тренд продолжится, развиваясь в сторону контейнеризации, нагруженных приложений и систем, микросервисной архитектуры и т.д. Изучайте всё это, пока это выглядит как наиболее приоритетное будущее.
Информационная безопасность — ещё одно направление развития
Если раньше инфобезопасники были только в телекоме и банках, то сегодня они нужны практически в любой ИТ-компании. Сфера непростая, потребует знаний в разработке, системах взлома и защиты, — это гораздо глубже, чем установить антивирус и настроить файервол. И, кстати, для инфобеза есть отдельные специальности в вузах, поэтому если вы в начале пути, можно сразу поступать по профилю, а если «старичок», то можно рассмотреть магистратуру для углубления знаний и наличия диплома.
CTO, CIO — руководящие должности в ИТ-сфере или ИТ-подразделениях компаний. Отличный путь для тех, кто кроме системного мышления и любви к технологиям имеет управленческие и финансовые способности. Вы будете руководить всей ИТ-инфраструктурой, проводить сложные внедрения, выстраивать архитектуры для бизнеса, и это, само собой, очень неплохо оплачивается. Однако, как показывает практика, CTO/CIO в крупной компании — это ещё и умение договариваться, объяснять, обосновывать и пробивать бюджеты, это колоссальные нервы и ответственность.
Открыть своё дело. Например, заняться системным администрированием и поддержкой компаний как аутсорсер. Тогда вы сможете выстраивать свой график, планировать доходность и занятость, предоставлять те услуги, которые у вас выходят особенно круто. Но это непростой путь как с точки зрения набора и удержания клиентской базы, так и с точки зрения управления, финансов и права.