Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризационная опись: что это, как правильно заполнить, примеры и образцы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.
Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером
Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.
Инвентаризация нематериальных активов.
При инвентаризации нематериальных активов (НМА) комиссия проверяет:
-
наличие документов, подтверждающих права учреждения на их использование (патентов, свидетельств, договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и т. п.);
-
правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бухгалтерском учете.
При выявлении недостач НМА, неучтенных НМА, объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), несоответствия критериям признания их активами оформляются отдельные инвентаризационные описи, которые заполняются с учетом следующих особенностей.
Текущая оценочная стоимость неучтенных НМА определяется в соответствии с п. 25 Инструкции № 157н. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи (ф. 0504087).
В отношении объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), информация может быть отражена на основании результатов проведенного теста на обесценение активов в инвентаризационной описи (ф. 0504087):
-
в графе 5 указывается справедливая стоимость объекта (определяется в соответствии с п. 54 – 56 СГС «Концептуальные основы»);
-
в графе 19 отражается информация о проведении теста на обесценение (снижение убытка от обесценения).
Зачем нужна инвентаризационная опись?
Каждый собственник бизнеса должен знать, сколько у него имеется имущества и товара на конкретную дату. Ревизия выявит недостачу, излишки или просто залежавшуюся продукцию с истекшими или почти истекшими сроками годности. Таким образом, вовремя сделанная инвентаризация спасет бизнесмена от убытков.
При ревизии товар пересчитывается, перемеряется и перевешивается. Результаты остатков заносятся в инвентаризационную опись. Впоследствии на основании этого документа, если выявится недостача товара, можно будет взыскать убытки с материально ответственных лиц.
В ряде случаев законодательство Российской Федерации предписывает провести инвентаризационную опись в обязательном порядке. Например:
- если имущество передается в аренду или продается;
- при ликвидации предприятия;
- при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
- для выявления хищения, порчи или злоупотребления с ТМЦ;
- при банкротстве организации или индивидуального предпринимателя;
- при продаже компании;
- после пожаров, наводнений и т.п.;
- при увольнении материально ответственного сотрудника;
- при пересменке, когда товар передается под ответственность от одного лица к другому.
Кроме того, инвентаризацию необходимо проводить раз в год для сдачи бухгалтерской отчетности. Предприятие вправе установить своими локальными актами и другие причины проведение ревизии.
Как заполнить инвентаризационную опись?
Каждый вид инвентаризационной описи имеет свои особенности по заполнению. В данной главе мы рассмотрим общие моменты.
Для начала, материально ответственные лица на первой странице описи заполняют расписку. Она говорит о том, что на момент ревизии сотрудники не имеют на руках документов, не сданных в бухгалтерию.
Кроме того, расписка подтверждает, что неоприходованные и несписанные товары на складе отсутствуют. Далее материально ответственные лица ставят подписи, ФИО (фамилии, имена, отчества) и должности.
Также на первой странице инвентаризационной описи ставят дату и номер приказа о назначении ревизии и ее дату проведения. Здесь же перечисляют членов комиссии (ФИО и должности).
В процессе ревизии все результаты измерений и пересчета заносятся в опись. В ней необходимо указать все ТМЦ, которые отражены в приказе. Например, руководитель вынес распоряжение провести ревизию склада маркетологов. Все, что там находится, должно быть внесено в опись. Товар с других складов указывать не нужно.
Заполняя опись, необходимо указать такие данные как артикул, наименование, единица измерения товара и количество. Например, проводим инвентаризацию склада автозапчастей. Внимательно осматриваем деталь и ищем артикул. Если на запчасти или ее упаковке он отсутствует, значит, необходимо поднять накладную и посмотреть его номер там.
После того как нашли необходимую информацию и посчитали товар, в определенные колонки описи заносим:
- наименование ТМЦ — фара;
- артикул — 254125;
- единица измерения — штука;
- количество — 5.
В инвентаризационной описи отражается фактическое наличие ценностей, выявленное в результате ревизии, а также данные согласно бухгалтерскому учету. То есть для количества товара будет два столбца. В один из них до проведения ревизии уже будут внесены данные.
Как правильно заполнять
Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:
- вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
- в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
- сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).
Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.
Кроме того, необходимо обязательно указывать:
- стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
- код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
- состояние, качество.
Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.
Условия проведения инвентаризации в 2021 году
Чтобы ответственные сотрудники приступили к выполнению инвентаризации, должен быть издан соответствующий приказ от директора. Также управленец назначает работников, входящих в состав проверяющей группы. Нужно знать, проверка проводится исключительно в присутствии материально ответственного работника.
Далее комиссия приступает непосредственно к проверке. Она включает в себя различные действия: проведение замеров, подсчетов, взвешиваний. Проверяющие убеждаются, что имущество фактически находится на своем месте. Вся информация вносится в акт, который затем сопоставляется с отчетами бухгалтерского отдела. При несложных подсчетах можно выявить, имеются ли расхождения. При их наличии ответственные сотрудники выясняют причины.
Последней ступенью проверки является правильная фиксация ее результатов. Если были обнаружены недостачи и расхождения, начинается расследование по выявлению виновных. Как правило, таковыми и являются лица, отвечающие за данное имущество. Ответственным сотрудникам грозит административное наказание.
Опись составляется ответственными лицами комиссии, которая занимается инвентаризацией.
Обязательно форма заполняется в двух экземплярах, причем один из них идет потом в бухгалтерию, а другой — материально ответственному лицу.
В бухгалтерии специалисты на основе инвентаризационной описи создают сличительную ведомость.
Поскольку в комиссии по инвентаризации входит и бухгалтер, то все документы составляются под его руководством.
В самом начале процесса инвентаризации от всех лиц, которые участвуют в процедуре, берется соответствующая расписка. Чаще всего заполнением занимается главный бухгалтер или его заместители.
В любом случае это должен быть сотрудник с подходящим образованием, опытом работы и ответственными полномочиями.
Это материально ответственное лицо, которое имеет доступ к материальным ценностям предприятия согласно своей должностной инструкции.
Бухгалтерские проводки при инвентаризации основных средств
Инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1 имеет существенное значение для сдачи бухгалтерской отчетности. Документ демонстрирует корректность ведения учета по ОС на протяжении отчетного периода. Это обуславливает обязанность бухгалтеров внимательно следить за отображением каждой хозяйственной процедуры по ОС на протяжении отчетного года. Так, наиболее распространенными проводками в рамках инвентаризации являются следующие бухгалтерские записи:
- Д-т – 01 (выбытие), К-т – 01 – списывается первоначальная стоимость ОС;
- Д-т – 02, К-т – 01 (выбытие) – списывается амортизация ОС;
- Д-т – 94, К-т – 01 (выбытие) – списывается остаточная стоимость ОС;
- Д-т – 91, К-т – 94 – фиксируется убыток от списания ОС.
Бухгалтерские проводки
Если данные заполненной сличительной ведомости позволят сделать вывод о наличии недостачи, излишков ТМЦ или пересортицы, бухгалтер фирмы должен внести проводки, отражающие все эти отклонения.
Если были выявлены излишки ТМЦ, то эти ценности должны быть проведены бухгалтерией как доход. Их относят в дебет счёта 10 «Материалы» (если фирма занимается производством изделий или оказанием услуг) или в дебет счёта 41 «Товары» (для торговой фирмы). Сумма стоимости излишков ТМЦ будет отнесена в кредит счёта 91.1 «Прочие доходы».
Если была выявлена недостача ТМЦ, эту сумму следует отразить по дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно она должна быть отнесена в кредит счёта учёта проверяемых (если вид деятельности фирмы — торговля) или счёта 10 «Материалы».
Дальнейшие действия бухгалтера зависят от типа выявленной недостачи.
Если это недостача, предусмотренная внутрифирменными нормативами норм естественной убыли, то для списания суммы с кредита счёта 94 может быть два варианта:
- При наличии в фирме резерва на списание нормируемых потерь сумму относят в дебет счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».
- Если же резерв не предусмотрен, сумму следует отразить по дебету счёта 44 «Расходы на продажу», и она будет отнесена на издержки фирмы.
По недостачам, не попавшим в категорию норм естественных потерь, тоже существует два варианта отражения в бухгалтерии (выбор зависит от наличия лица, виновного в недостаче):
- Если вина конкретного человека не установлена, сумма должна быть списана с кредита счёта 94 и проведена по дебету счёта 91.2 «Прочие расходы», она будет отражаться как уменьшение прибыли или увеличение убытков.
- При установлении виновного лица сумму недостачи вычитают из его заработной платы (дебет счёта 70, кредит — 94).
Правила проведения инвентаризации расчетов
Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Подведем итог. Сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя. Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных. При отсутствии проведения ревизии нужно помнить и про искажение бухгалтерской отчетности и грубое нарушение правил учета. Здесь штрафы законодательно предусмотрены.
Дидух Юлия
2021-11-26 11:04:06
Чтобы не тормозить основную работу организации, мы обычно проводили инвентаризацию раз в год, на выходных. Да, приходилось выплачивать работникам двойную ставку, но так было меньше ошибок в подсчетах, и проверка не мешала работе.
Акт инвентаризации основных средств
Определение 1
Инвентаризация – это процесс сверки фактического наличия товарно-материальных ценностей с учетным количеством на конкретную дату.
Инвентаризацию основных средств можно проводить 1 раз в три года.
Перед началом инвентаризации нужно оформить приказ о ее проведении. Для такого приказа может быть использована произвольная форма, утвержденная в учетной политике организации.
- В приказе указывается дата проведения инвентаризация, дата предоставления данных в бухгалтерию после окончания инвентаризации, состав комиссии.
- Также в инвентаризации участвует материально-ответственное лицо (как правило это главный инженер организации).
- При инвентаризации объектов недвижимости проверяются для начала все правоустанавливающие документы на данные объекты.
- Если объект недвижимости был принят к учету раньше, чем получен документ о собственности с государственной регистрацией, нужно проверить запись в инвентарных карточках данные о документе собственности.
Новое в инвентаризации в 2021 (последние новости)
Излишки в бухгалтерском учете приходуются по рыночной стоимости. НДС и акцизы при этом не учитываются. Дата оприходования должна соответствовать дате инвентаризации. Основные проводки по ситуациям, возникшим в результате проведения инвентаризации, отражены в таблице.
| Хозяйственная операция | Проводка | |
| Дебет | Кредит | |
| Выявлены излишки в ходе инвентаризации, а именно | ||
| основные средства | 08 | 91 «Прочие доходы» |
| материалы | 10 | |
| товары | 41 | |
| готовая продукция | 43 | |
| Имущество, выявленное в процессе инвентаризации, оказалось неликвидным | ||
| материалы | 91 «Прочие расходы» | 10 |
| товары | 41 | |
| готовая продукция | 43 | |
| списано имущество в пределах норм естественной убыли | 20, 23, 25, 44 | 94 |
| недостача отнесена на материально ответственное лицо | 73 | 94 |
| Недостача удержана из зарплаты материально ответственного лица | 70 | 73 |
| Списан убыток в связи с отсутствием виновных лиц | 91 «Прочие расходы» | 94 |
Если в процессе инвентаризации выявилось ненужное, неликвидное, морально устаревшее имущество, его необходимо списать на 91 счет. Для налогового учета все излишки, выявленные в процессе инвентаризации, признаются внереализационным доходом. Это сказано в статье 250 Налогового Кодекса. Их необходимо оприходовать по рыночным ценам без НДС и акцизов. Это сказано в статье 274 Налогового Кодекса РФ. Если в результате инвентаризации обнаружилась пересортица, то в этом случае излишки и недостачи необходимо засчитать между собой. Засчитать между собой излишки и недостачи можно только за проверяемый период, по одним и тем же ценностям у одного и того же материально ответственного лица. По пересортице материально ответственные лица также обязаны предоставить письменные объяснения. Недостача также может быть результатом естественной убыли. Такую недостачу нужно отнести на счет затрат организации.
Важно! Стоит помнить, что ссылаться на нормы естественной убыли можно только в том случае, если они утверждены законодательными актами.
Вопрос. Обязательна ли инвентаризация при смене главного бухгалтера?
Порядок заполнения инвентаризационной описи
Предусмотрен определенный порядок составления инвентаризационной описи.
Рассмотрим общие моменты по вопросу о том, как заполнить инвентаризационную опись. Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные сотрудники должны заполнить расписку на титульном листе описи о том, что на руках у ответственного сотрудника нет документов, не сданных в бухгалтерию, или товаров, не оприходованных на склад или не списанных со складского учета. Они должны поставить свою подпись, указать ее расшифровку и должность.
На титульном листе также необходимо указать основание проведения инвентаризации 1- приказ, распоряжение руководителя, его номер, дату. Инвентаризационной описи присваивается уникальный номер и указывается дата ее составления.
В процессе действий по инвентаризации все результаты измерений и пересчета заносятся в форму.
В обязательном порядке в описи указываются:
- артикула ценностей;
- наименования ценностей;
- единицы измерения;
- номера счетов в бухгалтерском учете данной ценности (например, товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43).
В инвентаризационной описи отражаются фактическое наличие ценностей, выявленное путем инвентаризационного пересчета, а также данные бухгалтерского учета по данной единице ценности. Далее в описи подводятся итоги. Графа «код операции» заполняется, если организация использует кодификацию, в противном случае ставится прочерк. Графа 9 «номер паспорта» инвентаризационной описи (ИНВ-3) заполняется в одном случае — если инвентаризации подлежат драгоценные металлы.
В инвентаризационной описи необходимо отразить все ТМЦ, подпадающие под инвентаризацию согласно приказу. На практике обычно п. п. 1 — 9 (номер по порядку, счет, наименование ТМЦ, единица измерения, цена, инвентарный номер) заполняют в описи заранее. П. п. 10-11 о фактическом наличии заполняют в процессе пересчета (см. пример инвентаризационной описи).