Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно документально оформить представительские расходы в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.
Принцип разумности при учете представительских расходов
При оформлении представительских расходов необходимо учитывать принцип разумности учета таких затрат в целях расчета налога на прибыль.
К примеру, если деловые встречи проводятся поздно вечером в ресторанах, в чеки включено большое количество спиртных напитков, в отчете по представительским расходам обозначена общая формулировка целей и результатов встречи, у налоговиков могут возникнуть определенные подозрения.
Они будут касаться того, что за представительскими расходами компания пытается скрыть затраты на личный досуг руководителя, хотя вроде все формальности соблюдены: расходы оформлены документально, есть отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, алкоголь можно учитывать в расходах.
Иногда споры возникают из-за проведения переговоров не на территории РФ, а на заграничных курортах. Формально место проведения мероприятия не ограничено территорией России, наоборот, в налоговом законодательстве сказано — «независимо от места проведения мероприятий». Однако риск того, что налоговики начнут детально разбираться в ситуации, все же есть.
В подобных случаях у налогоплательщиков могут возникать налоговые риски, поскольку с большой долей вероятности ИФНС признает указанные представительские расходы необоснованными. И в этой ситуации имеются риски не только по налогу на прибыль, но также по НДФЛ и страховым взносам.
Практика судебных разбирательств показывает, что иногда суды принимают сторону налогоплательщиков, однако не все хозяйствующие субъекты готовы отправляться в суд для разрешения конфликтной ситуации с налоговой инспекцией. Кроме того, некоторые компании и вовсе не учитывают сомнительные расходы в качестве представительских, хотя и могли это сделать, а потому фактически увеличивают базу для расчета налога на прибыль, повышают свою налоговую нагрузку и дарят деньги в бюджет.
Для уменьшения налоговых рисков необходимо делать следующее:
- оформлять протоколы деловых встреч, в которых подробным образом расписывать все моменты по целям переговоров и достигнутым результатам;
- формировать списки приглашенных лиц, а также наименования компаний, принимающих участие в официальном мероприятии;
- проверять соответствие количества человек, указанных в договоре на организацию деловой встречи, фактическому числу участников мероприятия (этот момент особенно важен при ресторанном обслуживании, в котором указывается число обслуживаемых лиц);
- контролировать оформляемые документы, чтобы в них не включалась информация о проведении развлекательных мероприятий, к примеру, избегать слов концерт, бассейн, артисты, баня, экскурсия и т.д.
С 1 июля 2021 года учет оборота маркируемого алкоголя ведется поштучно. Соответствующие изменения внесены в ФЗ №171, регулирующий алкогольный рынок России в настоящее время. Методика организации учета по новым правилам размещена на сайте Росалкогольрегулирования. Отменены обязательные ранее бумажные справки, сопровождающие алкогольную продукцию. Чиновники считают, что это уменьшит трудозатраты организаций по учету алкоголя.
Вопрос: Как отразить в учете торговой организации расходы по уплате государственной пошлины за продление срока действия лицензии на розничную продажу алкогольной продукции на пять лет? Торговая организация, осуществляющая продажу алкогольной продукции, до окончания срока действия лицензии уплатила госпошлину в размере 325 000 руб. за ее продление. В месяце уплаты государственной пошлины она подала заявление и пакет документов в лицензирующий орган. В целях налогообложения прибыли организация применяет метод начисления. Посмотреть ответ
Рассмотрим, как обстоят дела на практике. Для поштучного учета необходимы:
- увеличение количества складских работников, их обучение;
- покупка нового оборудования и ПО, без которых учет невозможен (генерация кодов групповой тары, непрерывного сканирования бутылок у производителя, сканирование при приемке товара для продажи и т.д.);
- доработка имеющегося ПО до требований законодательства, привлечение дорогостоящих специалистов для настройки ПО, организация хранения и корректного использования огромных информационных массивов.
Документы для подтверждения представительских расходов
ВАЖНО! Образец сметы представительских расходов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации.
В качестве таких актов могут выступать:
- приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
- программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
- смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
- отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
- акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
- платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.
ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).
Можно ли отнести представительские расходы на вычет?
Согласно п. 4 ст.245 НК РК представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению (ст.322 НК РК) за налоговый период. Налоговым периодом для целей исчисления КПН является календарный год (п.1 ст.314 НК РК).
Для того, чтобы рассчитать сумму доходов работников, подлежащих налогообложению, нужно учесть выплаченные за отчетный год:
- заработную плату;
- премии;
- доходы в виде материальной выгоды;
- доходы в натуральной форме.
Из полученной суммы исключаются выплаты, которые не относятся к доходам физических лиц:
- суточные в пределах норм, наем жилья (п.2 ст.319 НК РК);
- возмещение материального ущерба, присужденное решением суда (пп.44 п.1 ст.341 НК РК).
После того, как составлен налоговый регистр с указанием всех выплаченных доходов, от итоговой суммы исчисляется 1%, который и будет предельной суммой вычета по представительским расходам на год.
Сумма расходов сверх рассчитанного 1%:
- списываются за счет нераспределенной прибыли организации (если есть подтверждающие документы);
- относятся на доход работников -подотчетных лиц (если нет подтверждающих документов) согласно ст.322 НК РК.
Образец приказа на представительские расходы предприятия
Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.
Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:
- реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
- преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
- распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
- подпись руководителя.
Таблица МРЦ алкоголя на 2023 год
| Название | Минимальная розничная цена, ₽ |
| Водка (40°), 0,5 л. | 281 |
| Коньяк, 0,5 л. | 517 |
| Бренди и другая продукция из винного, виноградного, плодового, коньячного, кальвадосного, вискового дистиллятов (кроме коньяка), 0,5 л. | 375 |
| Шампанское за бутылку 0,75 л. | 169 |
Ведение налогового учета по ОСН
Налогоплательщики имеют право использовать для налогового учета все затраты, которые имеют экономическую обоснованность, то есть указывать в декларации те расходы, которые направлены исключительно на получение прибыли и имеют документальное подтверждение. Что касается правил расчета налогов и порядка налогового учета, то здесь многое зависит от используемой системы налогообложения. Далее рассмотрим, как рассчитываются налоговые сборы при наличии представительских расходов, что к ним относится в бюджетном учреждении и коммерческом предприятии.
Стоит сразу сказать, что форма собственности организации-налогоплательщика не играет никакой роли для расчета налога. Огромное значение имеет система налогообложения (общая или упрощенная). Чтобы узнать точный размер налога на прибыль при ОСН, затраты на официальные мероприятия нормируют по следующему принципу: их включают в состав иных расходных статей, при этом сумма не должна превышать 4 % от всех расходов, направленных на заработную плату наемным работникам за отчетный период, в котором и были осуществлены представительские расходы.
Нормы по представительским расходам
Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.
Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).
Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.
Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).
В 1 квартале 2021 года компания провела переговоры с деловыми партнерами и потратила на них 100 тыс. руб. без учета НДС. ФОТ организации за 1 квартал составил 1,5 млн руб. Поэтому в 1 квартале компания смогла списать на расходы для налога на прибыль только часть затрат на переговоры в сумме:
З = 1,5 млн руб. х 4% = 60 тыс. руб.
Во втором квартале представительских расходов у организации не было. ФОТ компании за полугодие составил 3,5 млн руб. Норматив 4% от этой суммы превысил расходы на переговоры в 1 квартале:
Н = 3,5 млн руб. х 4% = 140 тыс. руб.
Поэтому по итогам полугодия компания смогла списать на расходы по налогу на прибыль все 100 тыс. руб., затраченные на переговоры в 1 квартале.
Подобные издержки представляют собой затраты фирм на проведение всевозможных переговоров (включая продукты питания, буфетное обслуживание), посещение гостями различных культпрограмм, нанятого со стороны переводчика, смета на прием.
Налоговый кодекс строго контролирует и ограничивает категории подобных издержек. Потому требуется грамотное составление отчетной налоговой документации и бухгалтерского учета, особенно в бюджетном учреждении, где за все платит государство.
Подобными издержками считаются затраты на сервис либо на приемы, сопровождение уполномоченных представителей, лиц, присутствующих на заседаниях правления либо прочих руководящих ячеек.
Роли не играет, где проводится встреча, в какое время или с каким числом участников переговоров.
Не важно, какой статус имеют приглашенные, результаты приема, заключены ли выгодные договора – подобные траты все равно будут попадать под эту категорию.
Образец представительские расходы оформление документов
По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.
Документальное оформление в 2020 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:
- Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
- Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.
Документальное оформление представительских расходов
Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:
- Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контрагента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.
- Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.
- Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.
- Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.
- Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.
Ограничение по времени
Для всей страны действует правило, что продажа алкоголя находится под запретом с 23 часов вечера до 8 часов утра. Данное правило не распространяется на продажу алкоголя в открытых бутылках или в виде коктейля с алкоголем в бокалах.
Некоторые муниципальные образования воспользовались своим законным правом на увеличение временных промежутков, когда покупка алкоголя недопустима.
Приведем установленные ограничения на продажу в табличной форме.
| Регион | Время, когда алкоголем нельзя торговать |
| Санкт-Петербург | 22.00 – 11.00 |
| Республика Адыгея | 22.00 – 11.00 |
| Карачаево-Черкесская республика | 21.00 – 11.00 |
| Ивановская область | 21.00 – 9.00 |
| Республика Дагестан | 20.00 – 10.00 |
| Ненецкий АО | 20.00 – 11.00 |
| Чукотский АО | 20.00 – 12.00 |
| Тамбовская и Тюменская обл. | 21.00 – 8.00 |
| Владимирская область | 21.00 – 9.00 |
| Иркутская область | 21.00 – 9.00 |
| Новгородская область | 21.00 – 10.00 |
| Липецкая область | 21.00 – 9.00 |
| Кировская область | 22.00 – 8.00 (выходные и праздники)
23.00 – 8.00 |
| Амурская область | 21.00 – 11.00 |
| Псковская область | 21.00 – 11.00 |
| Еврейская АО | 22.00 – 11.00 |
| Краснодарский край | 22.00 – 11.00 |
| Коми | 22.00 – 8.00 |
| Рязанская область | 22.00 – 8.00 |
| Сахалинская область | 22.00 – 8.00 |
| Севастополь | 22.00 – 8.00 |
| Брянская область | 22.00 – 8.00 |
| Архангельская область | 22.00 – 8.00 |
| Московская область | 21.00 – 11.00 |
| Саратовская область | 22.00 – 10.00 |
| Астраханская область | 21.00 – 10.00 |
| ХМАО-Югра | 20.00 – 8.00 |
| Приморский край | 22.00 – 9.00 |
| Ленинградская область | 22.00 – 9.00 |
| Нижегородская область | 22.00 – 9.00 |
| Алтайский край | 23.00 – 10.00 |
| Республика Крым | 23.00 – 10.00 |
| Мурманская область | 21.00 – 11.00 |
| Калининградская область | 22.00 – 10.00 |
| Калужская область | 22.00 – 10.00 |
| Томская область | 22.00 – 10.00 |
| Тверская область | 22.00 – 10.00 |
| Удмуртия | 22.00 – 10.00 |
| Магаданская область | 22.00 – 10.00 |
| Республика Чувашия | 22.00 – 10.00 |
В Москве алкоголь реализуется по федеральным правилам: с 8 утра до 23 вечера. Не стали вводить дополнительные ограничения республика Башкортостан, Карелия, Калмыкия, Северная Осетия, Хакасия, Волгоградская, Кемеровская, Курганская, Курская, Пензенская, Ростовская, Смоленская, Челябинская, Ярославская области, Забайкалье.
В ночное время приобрести алкогольные напитки, не нарушая положения законодательства, можно в кафе, ресторанах, барах, буфетах, пабах.
Расходы на спиртные напитки
Начнем с той хорошей новости, о которой мы упомянули в начале статьи. 9 июня 2004 г. Минфин России издал Письмо N 03-02-05/1/49, в котором указал, что в состав представительских расходов можно включить стоимость алкоголя, закупленного для банкета. Правда, чиновники оговорились, что речь может идти только о том количестве спиртного, которое соответствует обычаям делового оборота. В ст.5 Гражданского кодекса РФ под такими обычаями понимаются правила поведения, не предусмотренные законодательством, но широко применяемые в предпринимательстве. Выходит, что на деле ограничение Минфина России сводится к тому, что количество алкоголя всего лишь должно находиться в разумных пределах и соответствовать числу участвующих в банкете.
Безусловно, последние разъяснения Минфина России по поводу расходов на спиртные напитки — это серьезный шаг навстречу налогоплательщикам. Ведь прежде налоговики в большинстве регионов активно протестовали против исключения стоимости алкоголя из налогооблагаемой прибыли (см., например, Письмо Управления МНС России по Московской области от 10 марта 2004 г. N 04-27/03000). Теперь у предприятий появился веский аргумент — Письмо Минфина России N 03-02-05/1/49. Более того, есть и судебные решения, подтверждающие, что средства, истраченные на спиртное, — это полноправная составляющая представительских расходов. В частности, к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 31 мая 2004 г. N А56-34683/03.
Проблемы с налогом на доходы физических лиц
Принимая представителей других фирм, предприятие оказывает им услуги: перевозит на автомобилях, кормит в ресторанах и т.д. Значит, по сути гости, выражаясь языком Налогового кодекса РФ, получают «доходы в натуральной форме». Теоретически с таких доходов нужно удержать НДФЛ (ст.211 Налогового кодекса РФ). В большинстве регионов налоговики практикуют такой подход: с представительских расходов, которые признаются для целей налогообложения прибыли и укладываются в норматив, НДФЛ платить не нужно, со стоимости же всех прочих услуг налог следует удержать. Но никаких официальных разъяснений от налоговой службы или от Минфина России на этот счет нет.
Поэтому, чтобы прояснить ситуацию, мы обратились в Департамент налогообложения доходов и имущества физических лиц МНС России. Ответ был таков: предприятия действительно не должны удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости представительских расходов, которые учитываются при расчете налога на прибыль. Но при этом абсолютно не имеет значения, укладываются эти расходы в норматив, установленный п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ, или нет: на НДФЛ эта норма не распространяется. Важно лишь, чтобы представительские расходы находились в пределах предварительно составленной сметы и были подтверждены первичными документами (договорами, накладными, счетами-фактурами и т.д.).
А вот со стоимости услуг, которые, по мнению налоговиков, к представительским расходам не относятся (например, предоставление жилья), налог на доходы физических лиц заплатить нужно. Другое дело, что принимающая сторона НДФЛ удержать не сможет. Ведь согласно п.4 ст.226 Налогового кодекса РФ налог удерживается из денег, выплаченных налоговым агентом налогоплательщику. А организация, проводящая прием представителей других компаний, никаких денег им не выплачивает. Поэтому принимающей стороне в течение месяца остается только письменно сообщить в свою налоговую инспекцию о невозможности удержать налог и сумме этого налога. Такое правило прописано в п.5 ст.226 Налогового кодекса РФ.
Примечание. Мнение специалиста
Акимова Валентина Михайловна, руководитель Департамента налогообложения доходов и имущества физических лиц МНС России.
- В соответствии со ст.211 Налогового кодекса РФ налогом на доходы физических лиц облагаются доходы, полученные в натуральной форме. Это касается услуг и товаров, оплаченных предприятием за представителей других фирм: проживание в гостинице, сувениры и т.д. Исключение же составляют только те услуги, затраты на которые согласно п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ списываются на представительские расходы. НДФЛ не начисляется на стоимость представительских расходов, если они подтверждены первичными документами и произведены в пределах сметы на проведение официального приема.
Программа мероприятия
Многие фирмы предпочитают дополнять рассмотренный нами комплект документов также программой официального мероприятия.
Данный источник может включать:
- наименование (например, «Программа делового завтрака»);
- формулировки, отражающие цель проведения официального мероприятия;
- дату или период, место проведения мероприятия;
- перечни участников мероприятий с тем или иным статусом;
- перечни партнерских организаций или физлиц, к которым хозяйствующий субъект планирует обратиться в целях получения услуг по переводу, транспортных и иных услуг.
- Ф. И. О., должности, подписи лиц, ответственных за проведение мероприятия.