Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие справки работодатель обязан выдать при увольнении в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Трудовой договор является одним из основных документов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Он заключается при приеме на работу и содержит важные условия, права и обязанности обеих сторон.
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Заявление об увольнении
Уважаемый работодатель,
Я, [ФИО сотрудника], пришел(-ла) к решению об увольнении с моей текущей должности в вашей компании. С моей стороны это принято после внимательного обдумывания и принятия ряда личных решений.
В соответствии с оговоренным в моем трудовом договоре и в соответствии с законодательством, я предоставляю вам примерное заявление о моем увольнении. Пожалуйста, примите его во внимание и возьмите меры для завершения моих обязанностей и формализации процесса моего увольнения.
| ФИО: | [ФИО сотрудника] |
| Должность: | [Текущая должность] |
| Дата увольнения: | [Дата увольнения] |
| Причина увольнения: | [Причина увольнения] |
Я готов(-а) сотрудничать и помочь вам с плавным переходом и передачей моих обязанностей новому сотруднику. Пожалуйста, предоставьте мне подробности о процессе моего увольнения, включая возврат рабочих материалов, документов и других вещей, которые мне были предоставлены в рамках работы в вашей компании.
Я благодарен(-а) вам за возможность работать в вашей компании и за все, что я усвоил(-а) и опыт, который я получил(-а) во время этой работы. Я уверен(-а), что здесь я провел(-а) продуктивные и значимые годы своей карьеры.
Справка о заработной плате
Справка о заработной плате является одним из необходимых документов при увольнении сотрудника. Она содержит информацию о заработной плате сотрудника за определенный период времени.
Справка о заработной плате содержит следующую информацию:
- Фамилия, имя и отчество сотрудника;
- Должность сотрудника;
- Название и реквизиты организации;
- Период, за который выдается справка;
- Детализацию заработной платы, включая фиксированную и переменную части;
- Вычеты и удержания с заработной платы;
- Итоговую сумму, которая была начислена сотруднику за указанный период времени.
Справку о заработной плате обычно выдает бухгалтерия организации. Сотрудник может запросить ее перед увольнением в целях подтверждения своих доходов или для подачи в налоговую службу.
Справка о заработной плате может быть необходима для:
- Получения пособия по безработице;
- Подтверждения дохода при оформлении ипотеки или кредита;
- Рассмотрения заявления о предоставлении больничного листа;
- Участия в конкурсе на получение жилья или социальных льгот;
- Прочих случаях, требующих подтверждения доходов сотрудника.
Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении
Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.
При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.
Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:
- Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
- Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
- Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
- Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.
Документы по просьбе работника: правила и порядок их выдачи
При увольнении работника предприятием или организацией ему должен быть выдан определенный набор документов. Сроки выдачи и порядок заполнения этих документов регулируются Трудовым кодексом.
Одним из основных документов, который получает работник при увольнении, является трудовая книжка. В ней должна содержаться вся информация, касающаяся трудовой деятельности на предприятии. Трудовая книжка дополняется отделом кадров предприятия и выдается работнику при увольнении.
Важным документом является также табель учета рабочего времени и подтверждения оплаты труда. В табеле учета рабочего времени отображается информация об общем количестве дней, часов, детально отработанных и неотработанных дней, а также о наложенных взысканиях.
Расчетная ведомость предоставляется работникам для ознакомления с последними расчетами их заработной платы. В ней отражаются все начисления и резервы, а также сумма, которую сотрудник получает по окончании трудовой деятельности.
По желанию работника ему может быть выдана дополнительная документация, необходимая для дальнейшего трудоустройства. Это могут быть выписки из трудовой книжки, персонифицированные информационные листы (EFS-1), отчеты о работе и другие документы.
В случае невыдачи или непередачи этих документов работнику он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с заявлением о нарушении своих прав. В этом случае компания или агентство могут быть наказаны штрафом за непредоставление запрашиваемой работником документации.
При оформлении на работу важно соблюдать правила и порядок выдачи документов. Это позволит избежать проблем, споров и условий для дальнейшего трудоустройства сотрудника на другом предприятии или в другой организации.
Документы, связанные с работой
Эту группу документов работодатели не обязаны представлять сотрудникам при их увольнении, но должны их представить по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ). К документам, связанным с работой, относятся по сути любые запрошенные уволенным работником документы, содержащие персональную информацию о самом работнике (ст. 85 ТК РФ). К их числу относят:
-
копии приказа о приеме на работу;
-
копии приказов о переводах на другую работу;
-
копии приказа об увольнении с работы;
-
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
-
сведения о периоде работы у данного работодателя.
Штрафы за непредставление документов при увольнении работника
Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;
-
от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Как и когда получить подтверждение оплаты труда при увольнении
Какие документы должен получить работник при увольнении? В соответствии с правилами, работодатель должен выдать следующие документы:
| Документ | Описание |
|---|---|
| Трудовая книжка | Документ, содержащий записи о периодах работы и заработной плате работника. |
| Справка по форме Т-6 | Документ, подтверждающий среднемесячную заработную плату работника за последние 12 месяцев до увольнения. |
| Выписка из трудового договора | Документ, содержащий информацию о сроке действия трудового договора, ставке заработной платы, норме рабочего времени и других условиях труда. |
| Справка о заработке | Документ, содержащий информацию о заработной плате работника за определенный период. |
Когда можно получить данные документы? Согласно инструкции, работник имеет право запросить выдачу указанных документов в момент увольнения или по письменной просьбе после увольнения. Подтверждение оплаты труда сотруднику должно быть выдано не позднее 5 рабочих дней с момента получения такой просьбы. В случае непредставления указанных документов работодатель может нести ответственность перед работником в соответствии с трудовым законодательством.
Нормативные акты, регулирующие процесс выдачи документов при увольнении
При увольнении в 2024 году работник имеет право на получение определенных документов, которые регулируются нормативными актами. Вот основные документы, которые могут быть выданы работнику:
| Документ | Описание |
|---|---|
| Трудовая книжка | В трудовой книжке содержится информация о трудовой деятельности работника, включая записи о месте работы, должностях, периодах работы и увольнениях. |
| Справка о доходах | Справка о доходах выдается работнику для подтверждения своего дохода в порядке, установленном законодательством. Она может потребоваться при поиске новой работы или оформлении кредита. |
| Справка о выплаченных страховых взносах | Эта справка подтверждает, что работник получал заработную плату и выплачивал страховые взносы в соответствии с требованиями закона. |
| Расчетный листок | Расчетный листок содержит информацию о заработной плате, удержаниях и начислениях за определенный период работы. Этот документ позволяет работнику убедиться в правильности начислений и удержаний. |
| Документы, связанные с пенсионными накоплениями | В зависимости от системы пенсионного обеспечения, в которой работник участвует, ему могут быть выданы различные документы, подтверждающие его пенсионные накопления. |
| Другие документы | Кроме вышеперечисленных документов, работнику также могут быть выданы другие документы, связанные с его трудовой деятельностью, например, удостоверение работника, свидетельство о прохождении обучения или курсов повышения квалификации и т. д. |
Обратите внимание, что перечисленные документы могут незначительно отличаться в различных организациях или в зависимости от вида трудовых отношений. При увольнении работнику следует обратиться к своему работодателю или юристу для получения подробной информации о необходимых документах и процедуре их получения.
Что делать, если документы не выдают
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
- написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
- направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
- написать жалобу в инспекцию по труду;
- написать жалобу в прокуратуру.
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
- при личном посещении;
- почтовым отправлением;
- через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.
Трудовая книжка, в том числе, и электронная по форме СТД-Р, подлежит обязательной выдаче работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока прекращения трудового договора считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496). В таких ситуациях выдать трудовую книжку работодатель должен в ближайший рабочий день. К примеру, если последний рабочий день работника приходится на воскресенье, то трудовую книжку ему можно выдать в понедельник.
За пропуск законного срока выдачи трудовой книжки работодатель несет перед работником материальную ответственность. Так, работодатель обязан возместить уволенному работнику не полученный им заработок в результате невозможности трудоустроиться по новому месту работы из-за задержки работодателем выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
Поэтому, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника, его отказ от ее получения и т.д.), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году
При увольнении работника работодатель обязан выдать:
- трудовую книжка/электронную трудовую книжку по форме СТД-Р;
- выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (в ней указывают персональные данные уволенного и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения);
- выписку из третьего раздела РСВ;
- выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1;
- расчетный листок.
По письменному заявлению работника работодатель должен выдать:
- документы, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копии приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате и о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, сведения о периоде работы у данного работодателя).
- справку о доходах (приложение к расчету по форме 6-НДФЛ, аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ), в которой указаны сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.
Заполнение трудовой при увольнении
При увольнении сотрудника в 2023 году необходимо правильно заполнить трудовую книжку. Вам следует внести информацию о причине увольнения, дате и форме увольнения. Также необходимо указать все выплаты, которые производятся при увольнении, такие как расчетный листок заработной платы, выдача различных документов и справок.
При увольнении сотрудника в 2023 году остаются действующими те же правила и требования, что и в предыдущих годах. Таким образом, у вас будет возможность заполнить трудовую книжку сотрудника согласно действующему законодательству.
Если у вас на предприятии в 2023 году было внедрено электронный документооборот, то выдача документов при увольнении стала более удобной и оперативной. Такая система позволяет избежать задержек в выдаче документов сотруднику и снизить риск штрафов за невыдачу документов.
При увольнении сотрудника необходимо выдать ему выписку из трудовой книжки, в которой должны быть указаны все периоды работы, а также причины увольнения и предоставление всех необходимых документов и справок.
В 2023 году особое внимание уделяется правильному заполнению и выдаче документов сотруднику при увольнении, чтобы избежать штрафов и проблем.
Что изменится при выдаче сведений сотруднику в 2023 году?
С наступлением 2023 года в процессе выдачи сведений сотруднику при увольнении на предприятии стали действовать новые правила и документы. В чем заключается различие между процедурой выдачи сведений в 2022 и 2023 году?
Одной из основных изменений стало внедрение электронного документооборота на предприятии. Теперь сведения о работнике, включая выписку из трудовой книжки и форму ЕФС-1 (расчетный листок 2023 года), могут быть предоставлены в электронном виде. Вместо бумажных документов сотруднику будут выдаваться ссылки на электронную базу данных, где он сможет ознакомиться с необходимыми сведениями.
Кроме того, ситуация с невыдачей сведений также изменилась. Если раньше предусматривались штрафы за невыдачу сведений сотруднику при увольнении, то сейчас эти штрафы отменили. Однако, предприятия все равно обязаны предоставить сотруднику необходимые документы в обязательные сроки.
Какие документы будут выдаваться сотруднику при увольнении в 2023 году? Это расчетный листок 2023 года (ЕФС-1), выписка из трудовой книжки, а также кадровый отчет по форме 16 (отчет об увольнении). Сотрудник имеет право на получение всех этих документов в полном объеме, чтобы иметь возможность подтвердить трудовой стаж и правомерность получения заработной платы.
Таким образом, в 2023 году процедура выдачи сведений сотруднику при увольнении изменится за счет внедрения электронного документооборота и отмены штрафов за невыдачу документов. Важно знать свои права и обязанности в данном процессе, чтобы обеспечить себе полное и точное предоставление необходимых сведений.