Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как в Контур.Экстерн отправить реестр больничных в ФСС». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После того, как больничный лист будет закрыт медицинской организацией, от ФСС вместе с информацией о закрытии больничного листа поступит запрос о представлении ведений, необходимых для назначения пособия.
Кто и когда отправляет электронные реестры в соцстрах
С 1 января 2021 года по всей стране заработали прямые выплаты от ФСС — работники стали получать пособия по временной нетрудоспособности напрямую из ФСС, а не от работодателей. Изменения затронули почти все больничные и соцвыплаты, кроме:
- первых трёх дней больничного при заболевании или травме;
- пособий на погребение;
- дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
Отправка сведений о застрахованных лицах
Для успешного перехода на проактивный порядок выплаты пособий необходимо, в первую очередь, направить в ФСС сведения о застрахованных лицах – работниках вашей организации через систему СЭДО.
С 01.01.2022 работодатели должны передавать сведения о застрахованных лицах:
– при приеме (увольнении) на работу сотрудника;
– в случае изменения сведений о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, способ перечисления и реквизиты).
Срок отправки – 3 рабочих дня.
Сроки направления сведений о застрахованных лицах, уже работающих в организации, действующим законодательством не установлены. При этом в целях сохранения права застрахованных лиц на получение пособий и обеспечения кратчайших сроков их назначения и выплаты, передача сведений должна была быть выполнена до конца февраля 2022 года, в том числе по уволенным работникам.
СЭДО по пособию при рождении ребёнка
Пособие при рождении ребенка ФСС выплатит на основании сведений от органов ЗАГС (п. 26 Правил). Сотрудник никакие документы представлять работодателю не должен. Работодатель может в целях назначения пособия получить запрос из фонда о недостающих сведениях для выплаты пособия (сведения о районном коэффициента). Передать сведения в фонд работодатель должен в течение двух рабочих дней с даты получения такого запроса.
Где трудоустроены родители ФСС запрашивает в ПФР, также фонд проверяет, не выплачивалось ли уже пособие на этого ребенка. Если окажется, что трудоустроены оба родителя, то запрос от ФСС придет к тому работодателю, где работает мама. Если трудоустроен один из родителей, то пособие получит он и запрос от ФСС поступит к работодателю этого родителя. Если оба родителя безработные, пособие выплатит орган социальной защиты.
В документе на выплату пособия следует заполнить три раздела. В зависимости от выбранного типа пособия отобразятся следующие разделы:
- «Общая информация».
- «Лист нетрудоспособности». Раздел отображается в пособии по нетрудоспособности, пособии по беременности и родам, пособии по профтравме, болезни.
- «Расчет пособия».
- «Дополнительные документы». Раздел отображается в пособии по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)»), пособии по ранним срокам беременности, пособии по рождению ребенка и пособии по уходу за ребенком.
Все обязательные для заполнения поля будут подсвечиваться красным цветом.
1. Для отправки следует сначала открыть документ, после чего нажать кнопку «Проверить и отправить».
Если необходимо отправить несколько документов одновременно, следует открыть меню «Реквизиты и настройки» и нажать кнопку «Включить режим массовой отправки».
После этого появится возможность отправить несколько документов.
2. Начнется проверка.
- Если проверка пройдена успешно, то следует выбрать сертификат для подписи документа и нажать «Отправить документ в ФСС».
В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.
Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.
Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.
После отправки документ отобразится первым в списке со статусом «В очереди на отправку».
- Если при проверке будут обнаружены ошибки, следует нажать кнопку «Закрыть и перейти к исправлению ошибок». Поля с ошибками будут подсвечены красным цветом, следует исправить их и повторить отправку.
С прицелом на проверку
Такой документ, как больничный лист, имеет серьезную юридическую силу, что дает основания Фонду социального страхования проводить проверки. Выдача данного документа подразумевает выплату денежной компенсации сотруднику, который на определенное время утратил работоспособность. Также по нему компании принимают к вычету затраты на выплату пособий.
Имейте в виду: в случае необходимости проведения камеральной ревизии ФСС вправе потребовать полную информацию по документам, сформированным работодателем. Как соцстраховцы проверяют больничные листы, можно узнать из постановления Фонда социального страхования № 81 от 07.04.2008 г.
Для загрузки документов, созданных в других программах, следует:
- Перейти на главную страницу сервиса и нажать закладку «ФСС», затем нажать «Пособия ФСС». Отобразится список всех документов.
- Выбрать «Загрузить реестр»:
- В отобразившемся окне выбрать «Обзор» и затем нужный файл. Один файл может содержать несколько документов.
- При загрузке файла может выявиться, что листок нетрудоспособности с аналогичным номером уже есть в системе. Сервис предложить выбрать — оставить существующий документ или заменить его из файла:
- Выбрать «Загрузить документы». В списке отображаются загруженные документы.
- Проверить загруженные документы и выполнить отправку.
- «Создан» — документ создан, но не отправлен в ФСС. Указывается дата и время последнего изменения документа.
- «В очереди на отправку» — документ поставлен в очередь на отправку в ФСС.
- «Ошибка отправки» — в процессе отправки документа произошли ошибки. Необходимо отправить документ в ФСС еще раз. Для этого следует кликнуть по строке с документом и нажать «Отправить заново».
- «Не принят ФСС» — в результате проверки документа в ФСС были выявлены ошибки. Следует исправить ошибки, указанные в протоколе ФСС, и заново отправить документ.
- «Принят ФСС» — документ направлен на рассмотрение в региональное отделение ФСС. Квитанцию можно просмотреть и распечатать.
Если при проверке в региональном отделении ФСС будут найдены ошибки, то извещение должно поступить по «Почте России». В этом случае следует внести требуемые изменения в документ и отправить его в ФСС.
Если все-таки брать за основу тот образец, который мы привели выше, то он состоит из следующих элементов:
- в верхней части бланка располагается информация об организации (в частности, ее название и форма собственности);
- ниже размещается наименование документа;
- сразу после наименования предоставляется место для регистрационного номера страхователя;
- большую часть листа занимает таблица, заполнение которой и является наиболее сложным моментом. На том, каким образом следует заполнять такую таблицу и какие сведения в ней должны находится мы и поговорим в этой главе.
Образец реестра больничных листов для возмещения ФСС
На нашем сайте вы можете скачать образец реестра, в котором отражаются все необходимые сведения по больничным листам. Кроме того, мы рекомендуем в этот реестр также вносить информацию и о других пособиях, выплачиваемых работникам: по уходу за ребенком до 1,5 лет или социальном пособии на погребение, поскольку эти виды пособий выплачиваются за счет ФСС.
С 01.01.2021 работодатели больше не выплачивают пособия работникам. За ними сохранена обязанность оплатить пособие за первые три дня при болезни работника. Кроме того, работодатели продолжат начислять и выплачивать:
- пособие на погребение;
- оплату дополнительных дней по уходу за ребенком-инвалидом.
Все остальные пособия начисляет и выплачивает ФСС напрямую застрахованным лицам, в том числе:
- больничные пособия, в том числе в связи с несчастными случаями и профзаболеваниями;
- пособие по беременности и родам;
- пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
- пособие за постановку на учет в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребенка.
Порядок расчета больничных при прямых выплатах не изменился. Работники передают документы и информацию работодателям, которые направляют их в ФСС с применением новых бланков. В 2021 году работодатели вправе возмещать в ФСС пособия, выплаченные до 01.01.2021.
Чтобы отразить больничный лист в 4-ФСС в 2021 году, необходимо знать сумму начисленного пособия по нетрудоспособности и правила отражения ее в отчетной форме.
В каких строках и разделах отражается больничное пособие? Когда сумму пособия по больничному листу нужно указывать в разных строках и таблицах расчета? Зависит ли порядок отражения больничного в 4-ФСС от причины нетрудоспособности? Рассказываем в нашем материале.
Электронный больничный лист отличается от бумажного варианта практичностью и удобностью, что необходимо для работодателя. Преимущества системы:
- Невозможность подделки. Защищает работодателя от обмана и неоправданных затрат. Фальшивые печатные варианты больничных листов можно приобрести почти во всех крупных населенных пунктах. При использовании цифрового варианта страхования, мошенничества не получится.
- Простота заполнения. Допущение ошибок при формировании больничного ничем не грозит, так как они быстро исправляются, а документ остается невредим.
- Срок хранения виртуального документа не ограничен. Угроза его потери и потребность в заведении увесистых папок отпадают.
Сотруднику компании можно ознакомиться со своим электронным больничным листом ФСС в личном кабинете. Простая процедура, избавляет от походов в бухгалтерию за получением необходимых сведений, связанных с нетрудоспособностью.
Как получить электронный больничный
Застрахованному лицу предоставляется возможность выбора формы больничного листа. Следует заранее узнать о возможности создания бухгалтером электронного документа. Часто возникают неприятные ситуации, когда у работника не принимают виртуальный лист нетрудоспособности.
При таком стечении обстоятельств мед.учреждение обнуляет электронный вариант и предоставляет бумажную версию документа. Рекомендуется заранее уточнить, может ли страхователь принимать виртуальную форму документа. Если он готов на такой вариант, можно обойтись без сложностей.
Важно!
Следует понимать, что использование личного кабинета ФСС и формирование больничных листов – право страхователя, а не прямая обязанность!
При заполнении документа, работнику следует письменно заверить согласие на обработку личной информации и формирование листа нетрудоспособности в режиме онлайн. В результате отпадает необходимость подтверждения документа печатями главврача и регистратуры.
Больничный лист приобретает идентификационный код, позволяющий быстро найти бланк в ЛК ФСС. После предъявления его по месту работы или передачи номера кода бухгалтеру по телефону, его быстро найдут в базе.
Чем электронные больничные отличаются от бумажных
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:
- защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
- заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
- освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
- ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.
Обязательные сведения реестра
Бланк документа не установлен на законодательном уровне. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму реестра, указав в ней достаточные для контроля выплат данные.
| Сведения документа | Пояснение |
| Фамилия, имя, отчество лица | Сведения заносят в соответствии с паспортом |
| Сведения о листе нетрудоспособности | Представляют данные о номере бюллетеня и причины возникновения страхового случая согласно кодировки документа |
| Информация о периоде нетрудоспособности | Указывают дату начала и конца заболевания, число дней нетрудоспособности с выделением дней, оплачиваемых предприятием |
| Выплачиваемые суммы | Отдельно показывают суммы, выплаченные за счет работодателя и за счет средств ФСС |
Выплаты, представленные в реестре, суммируются по итогам месяца.
Пилотный проект по выплате пособий по нетрудоспособности напрямую территориальными органами ФСС РФ существует уже семь лет. Полный цикл его реализации установлен с 2012 по 2021 гг. Его правила установлены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. После признания проекта удачным планируется переход на прямые выплаты пособий из Фонда социального страхования по всей стране.
Каждый год к проекту присоединяются новые субъекты Федерации (п. 2 Постановления № 294).
| Дата вхождения в проект | Субъект Федерации |
| 01.01.2012 | Карачаево-Черкесия
Нижегородская область |
| 01.07.2012 | Хабаровский край
Области: Астраханская, Курганская, Новгородская, Новосибирская, Тамбовская |
| 01.01.2015 | Республика Крым, г. Севастополь |
| 01.07.2015 | Республика Татарстан
Области: Белгородская, Ростовская, Самарская |
| 01.07.2016 | Республика Мордовия
Области: Брянская, Калининградская, Калужская, Липецкая, Ульяновская |
| 01.07.2017 | Республики: Адыгея, Алтай, Бурятия, Калмыкия
Края: Алтайский и Приморский Области: Амурская, Вологодская, Магаданская, Омская, Орловская, Томская Еврейская автономная область |
Алгоритм передачи реестра больничных листов через интернет таков:
РБЛ составляется в удобном формате, например, в специальном бухгалтерском ПО или просто в Excel;
Переводится в формат, удобный для ФСС, можно использовать государственную программу; в некоторых коммерческих реализована выгрузка в нужном формате;
Документ подписывается ЭЦП, шифруется. Для этого можно так же воспользоваться бесплатной программой или обратиться в удостоверяющий центр;
Загружается на сайт ФСС, процесс подобен загрузке файлов в других онлайн-сервисах, в том числе на Яндекс.Диске.
По итогам загрузки предприятие получает квитанцию, если всё прошло успешно.
Систематизация данных по случаям нетрудоспособности производится с помощью реестра больничных листов. Документ составляется в произвольной форме с указанием обязательных данных, позволяющих пользователям информации идентифицировать работника, страховой случай и выплаты по бюллетеню.
Наличие реестра позволяет упростить камеральную проверку ФСС по бюллетеням.